Einführung

PIPEFORCE bietet mit dem Outlook Add-In eine komfortable Integration in Ihre gewohnte Office-Umgebung für noch produktiveres Arbeiten. Sie können mit dieser Erweiterung auf einfache Weise sehr große Dateien oder Nachrichten gesichert versenden, ohne Ihre Office-Arbeitsumgebung zu verlassen.

Outlook Add-In installieren

Für die Installation des Outlook Add-Ins stehen zwei unterschiedliche Varianten zur Verfügung. Wählen Sie die für Sie passende (All-In-One Installer oder MSI Installer) aus und laden Sie diese herunter.

All-In-One Installer

Diese Variante ist in den meisten Fällen die richtige Wahl. Der All-In-One Installer sorgt dafür, dass alle Abhängigkeiten automatisch installiert werden, die für den “Out-of-the-box-Einsatz” des Add-Ins notwendig sind. Wählen Sie diese Datei, wenn Sie das Add-In auf gewöhnliche Weise auf Ihrem Arbeitsplatz PC mit Windows-Betriebssystem installieren möchten.

MSI Installer

Sofern Sie das Add-In ein einem Unternehmens-Netzwerk automatisch an die Arbeitsplatz-PCs verteilen möchten, können Sie diese MSI-Variante herunter laden. Die jeweiligen Abhängigkeiten müssen vorab bereits auf den PCs installiert sein. Diese sind:

• Microsoft.NET Framework 4.6.2 oder höher

• Microsoft Visual Studio Tools for Office Runtime 2010 oder höher

Die entsprechende MSI-Datei können Sie hier herunterladen:

Für eine Liste der verfügbaren sogenannten Properties für eine automatisierte Parametrisierung, siehe Bereich “Erweiterte Funktionen”.

Installation

Nach dem Öffnen der Datei startet ein Installationsassistent, mit welchem das Add-In mit wenigen Klicks installiert werden kann.

Open

Nach der erfolgreichen Durchführung der Installation muss Outlook einmalig geschlossen und neu gestartet werden. Im Anschluss können die zusätzlichen Funktionen für den sicheren Versand von großen Dateien in Outlook verwendet werden. Eine erfolgreiche Installation erkennen Sie an den neuen Schaltflächen (“Send Secure”, “Attach Big File” und “Open Settings”) unter dem Menüpunkt “Nachricht” im linken oberen Eck beim Verfassen einer neuen E-Mail.

Open

Sollten Sie die neuen Schaltfläche nicht sehen, vergewissern Sie sich über das Benutzermenü Datei - Optionen - Add-Ins, dass das “LOGABIT Pipeforce Outlook Add-In” bei den aktiven Anwendungs-Add-Ins gelistet ist. Sollte das Add-In bei “Inaktive” oder “Deaktivierte Anwendungs-Add-Ins” gelistet sein, aktivieren Sie dieses für die Verwendung.

Zur Verwendung der PIPEFORCE Funktionen stehen nach der erfolgreichen Installation und Aktivierung des Add-Ins drei neue Schaltflächen zur Verfügung: Send Secure, Attach Big File, Open Setting. Die Schaltflächen befinden sich in der linken oberen Ecke unter dem Menüpunkt “Nachricht”.

PIPEFORCE-Nachricht versenden und Account verknüpfen

Um eine erste Nachricht (z.B. eine große Datei) mit dem PIPEFORCE Add-In zu versenden, fügen Sie zunächst beliebig viele und beliebig große Dateien an Ihre Nachricht an, indem Sie auf den Button “Attach Big File” klicken.

Geben Sie dann Empfänger-Adresse, Betreff und eine Nachricht ein und klicken Sie anschließend auf “Send Secure”. Der “Send Secure” Button wird aktiviert, sobald eine gültige E-Mail-Adresse in das Empfängerfeld eingegeben wurde. Dies kann einige Sekunden dauern.

Sie werden nun beim erstmaligen Versand nach den Zugangsdaten zu PIPEFORCE gefragt. Geben Sie im Login-Dialog Ihre PIPEFORCE-Daten an. Diese sind:

Klicken Sie anschließend auf “Login”. Sie werden nun im System eingeloggt.

Im Anschluss werden Sie noch danach gefragt, mit welcher Sicherheitsstufe (Privacy Level) Sie die Nachricht versenden möchten. Je nach verwendeter Lizenz stehen hier die Levels 1 bis 4 zur Verfügung. Wählen Sie für den Test zunächst Level 1. Das bedeutet, dass die Nachricht über einen verschlüsselten Link versendet wird. Nur wer den Link kennt, kann die Nachricht herunter laden. Ein Login ist nicht notwendig.

Klicken Sie anschließend auf “OK”. Nun werden zunächst die Dateien verschlüsselt auf den PIPEFORCE-Server übertragen und anschließend die Nachricht mit dem Download-Link an den Empfänger versendet.

PIPEFORCE Settings

Über die Schaltfläche Open Settings öffnen Sie die Einstellungen. Im Bereich Settings befindet sich verschiedene Einstellungsmöglichkeiten.

Log out

Nach der Anmeldung mit dem ersten Transfer ist Ihr Account automatisch mit dem Outlook Add-In verknüpft. Über die Schaltfläche Log out können Sie diese Verknüpfung wieder lösen.

Optionen im Bereich Settings

Neben der Verknüpfung mit Ihrem Account, gibt es im Bereich “Open Settings” die Möglichkeit zur Konfiguration der “Default Gültigkeitsdauer”, des “Default Privacy Level” sowie der Definition einer “Maximum attachment size” und der Auswahl einer “Attachment list”.

Default Gültigkeitsdauer

Mit dieser Auswahl definieren Sie wie lange ein versendeter Link standardmäßig gültig sein soll.

Default Privacy Level

Mit dem “Default Privacy Level” wird definiert, mit welcher Privatsphärestufe eine mit PIPEFORCE gesendete Nachricht standardmäßig verschickt werden soll. Durch die Checkbox “Show privacy levels on send” wird vorgegeben, ob die voreingestellte Privatsphärestufe ohne Rückfrage verwendet oder diese beim Versand einer Nachricht nochmal bestätigt werden soll.

Maximum attachment size

Mit der “Maximum attachment size” wird definiert, bis zu welcher Dateigröße eine E-Mail mit einem Standard-Anhang versendet werden kann. Übersteigt die Größe einer angehängten Datei diesen Wert, wird der User automatisch gefragt, ob er die Datei über PIPEFORCE versenden möchte.

Show attachment list

Wird die Checkbox für “Show attachment list” aktiviert, so wird beim Verfassen einer E-Mail standardmäßig im unteren Textbereich eine “PIPEFORCE-Attachments” Box angezeigt. In dieser Box sind alle Dateien aufgelistet, welche über die PIPEFORCE Funktion “Attach Big File” angehängt wurden und in Form eines Download-Links mit der Nachricht verschickt werden.

Große Dateien versenden

Attach Big File Funktion

Um eine oder mehrere große Dateien mit einer E-Mail aus Outlook zu versenden, steht die Schaltfläche Attach Big File zur Verfügung. Hiermit können große Dateien an eine E-Mail angehängt und mit dieser versendet werden. Durch einen Klick auf die Schaltfläche öffnet sich die Dateiauswahl, über welche eine oder mehrere Dateien ausgewählt werden können. Mit der Bestätigung der Auswahl erscheint im Eingabefeld der E-Mail eine “Attachment Link Box” in welcher alle angehängten Dateien gelistet werden. Darüber hinaus wird im unteren Bereich des E-Mail-Eingabefensters eine “PIPEFORCE - Attachment” Liste eingeblendet, in welcher der Namen und die Größe aller Dateien gelistet wird.

Der Versand der Nachricht (inklusive Datei-Download-Links) kann über die PIPEFORCE Schaltfläche Send Secure oder über die Outlook Standard-Schaltfläche Senden erfolgen.

“PIPEFORCE - Attachment” Liste

Die “PIPEFORCE-Attachments” Liste zeigt alle über einen Download-Link an die E-Mail angehängten Dateien mit Ihrem Namen, der jeweiligen Dateigröße und die Gesamtgröße aller angehängten Dateien an. Darüber hinaus wird der Status der Dateien (Upload in %) angezeigt.

Einzelne Dateien der Liste können über eine Auswahl und Rechtsklick - Delete aus der Liste gelöscht werden. Auch die gesamte Attachment Liste kann entfernt werden. Dies führt jedoch nicht dazu, dass auch die angehängten Links gelöscht werden.

Durch Rechtsklick im E-Mail Eingabebereich und die Auswahl von PIPEFORCE - Show Attachments List, wird die Liste wieder eingeblendet.

Im linken Bereich der Attachments Box befindet sich ein “File Drop Feld”. Über dieses Feld können Dateien per Drag & Drop oder über einen Klick auf die Beschriftung des Feldes, direkt eingefügt werden.

Senden mit Privatsphäre-Level

Send Secure Funktion

Beim Versand einer E-Mail kann über die Schaltfläche Send Secure eine Privatsphärestufe ausgewählt werden, mit welcher die E-Mail versendet werden soll.

Bei Auswahl der Privatsphärestufe 1, 2 und 3 wird jede Datei, welche an die E-Mail (neu) angehängt wurde (per Attach Big File oder über die Outlook Standardfunktion Datei anfügen) durch einen Download-Link ersetzt und in der jeweiligen Sicherheitsstufe versendet.

Bitte beachten:

Bei der Weiterleitung einer E-Mail mit Anhang und der Auswahl der Send Secure Funktion, wird der Anhang nicht durch einen Link ersetzt, sondern als Datei weitergeleitet. Bitte löschen Sie hierfür zunächst den Anhang und hängen ihn dann erneut über Attach Big File oder über Datei anfügen an.

Privacy Level 1 - Recipient needs to know secure Link

Beim Versand einer E-Mail mit Privatsphärestufe 1 erhält der Empfänger die jeweilige E-Mail mit dem eingegebenen Text und einer Attachment Link Box, in welcher alle Anhänge mit Name, Format und Dateigröße gelistet sind.

Durch einen Klick auf eine der Dateien in der Attachment Link Box und der Eingabe seiner E-Mail-Adresse, kann der Empfänger die Datei über einen Downloadbereich herunterladen.

Privacy Level 2 - Recipient needs to login

Beim Versand einer E-Mail mit Privatsphärestufe 2 erhält der Empfänger die jeweilige E-Mail mit dem eingegebenen Text und einer Attachment Link Box, in welcher alle Anhänge mit Name, Format und Dateigröße gelistet sind.

Durch einen Klick auf eine der Dateien und der Eingabe seiner E-Mail-Adresse, kann der Empfänger jedoch nicht direkt die Datei downloaden. Bevor er Zugriff auf den Downloadbereich erhält muss er sich mit seinem Benutzernamen und seinem Passwort bei PIPEFORCE anmelden. Erhält der Empfänger zum ersten Mal eine Zustellung mit der Privatsphärestufe 2 und hat keinen User-Account, so wird automatisch ein Account für Ihn angelegt, für welchen er sich einmalig authentifizieren muss.

Privacy Level 3 - Message body encrypted

Bei Auswahl der Privatsphärestufe 3 wird nicht nur der Anhang, sondern auch der Nachrichtentext bei der Übermittlung gesichert. Der Empfänger erhält eine E-Mail mit dem Hinweis, dass eine sichere Zustellung für ihn versendet wurde. Der Zugriff auf Anhang und Nachrichtentext erfolgt wie mit Privatsphärestufe 2 beschrieben.

Erweiterte Funktionen

MSI-Installation mit Standard-Werten

Sofern Sie das Outlook Add-In in Ihrem Unternehmensnetzwerk automatisch verteilen möchten, können Sie die Settings vorab festlegen, indem sie diese als Argumente in Form von sogenannten Properties bei einem Aufruf über die Konsole angeben. Mehrere Properties werden dabei durch ein Leerzeichen getrennt. Hier ein Beispiel, um den Host bereits bei der Installation zu setzen:

Folgende Properties können als Argumente übergeben werden.: