Einführung

PIPEFORCE Drive & Transfer kann über jeden gängigen Web-Browser verwendet werden. Öffnen Sie die URL Ihrer PIPEFORCE Instanz (https://[…].pipeforce.net/drive) und melden Sie sich mit Ihrem Benutzernamen oder E-Mail und Ihrem Passwort an. Es werden folgende Browser unterstützt:

• Chrome 18+

• Firefox 14+

• Internet Explorer 11+

• Microsoft Edge

• Safari 7+

Open

Registrierung

Sollten Sie noch über keinen PIPEFORCE Account verfügen, dann besteht die Möglichkeit, dass Sie sich selbst bei der von Ihnen ausgewählten Instanz registrieren. Verwenden Sie hierfür die Schaltfläche “Registrieren” und folgen Sie der Anleitung. Abhängig von der gewählten Präferenz des Administrators, muss dieser ggf. eine finale Freigabe für die Anmeldung erteilen, bevor die Registrierung abgeschlossen werden kann.

Navigieren auf der Weboberfläche

Die Standard-Applikationen der Weboberfläche sind die “Transfer”-App (Symbol Papierflugzeug), die “Datei”-App (Symbol Ordner) und die “Aktivitäten”-App (Symbol Blitz). Die “Transfer”-App wird nach einem erfolgreichen Login automatisch geöffnet und erlaubt den dokumentierten Versand von Dateien. Mit der “Datei”-App können Sie Dateien organisieren und teilen. Die “Aktivitäten”-App zeigt an, welche Aktivitäten im System von Ihnen selbst oder an von Ihnen freigegebenen Dateien und Ordnern durchgeführt wurden.

Open

Funktionen und Bereiche der Weboberfläche

• App-Auswahl: Die App-Auswahl befindet sich in der oberen linken Ecke. Mit einem Klick auf eines der drei Symbole (Ordner, Blitz, Papierflugzeug) wird die jeweilige Applikation geöffnet.

• App-Informationen-Bereich: In der linken Seitenleiste sind applikationsspezifische Filter und Aufgaben zu finden. Die “Transfer”-App zeigt in der linken Seitenleiste die Bereiche “Empfangen” und “Gesendet”. Die “Dateien”-App und die “Aktivitäten”-App zeigen diverse Filter, die das schnelle Finden von Dateien und Aktivitäten erleichtern.

• App-Bereich: In der Mitte der PIPEFORCE Weboberfläche ist die eigentliche Applikation zu sehen. Der Inhalt verändert sich entsprechend mit der Auswahl einer App.

• Navigationsleiste: Unmittelbar über dem App-Bereich befindet sich die Navigationsleiste, die in verschiedenen Applikationen ebenfalls unterschiedliche Funktionen und Inhalte zeigt.

• Zustellung-Button: Dieser Button befindet sich in der Navigationsleiste der “Transfer”-App und ermöglicht die Initiierung einer neuen Datei-Zustellung.

• New-Button: Dieser Button (gekennzeichnet durch ein “+”) befindet sich in der Navigationsleiste der “Dateien”-App und erlaubt das Hochladen sowie das Erstellen neuer Dateien und Ordnern.

• Benutzer-Feld: In der oberen rechten Ecke lassen sich über das Benutzer-Feld alle im System registrierten Benutzer anzeigen, falls diese Funktion vom Administrator für die Benutzer freigegeben wurde.

• Benachrichtigungs-Feld: Links neben dem Benutzer-Feld wird ein Benachrichtigungsfeld für Systembenachrichtigungen angezeigt.

• Suchen-Feld: Links neben dem Benachrichtigungs-Feld befindet sich das Suchen-Feld. Hierüber lassen sich z.B. Dateien und Ordner suchen.

• Benutzer-Menü: Durch einen Klick auf den Kreis mit dem Anfangsbuchstaben Ihres Benutzernamens in der rechten oberen Ecke, öffnet sich ein Drop-Down Menü mit den Auswahlmöglichkeiten “Einstellungen” und “Abmelden”.

• Abmelden: Durch einen Klick auf den Bereich “Abmelden” werden Sie automatisch im System abgemeldet und gelangen zum Login-Bereich.

• Persönliche Einstellungen-Menü: Durch einen Klick auf den Bereich “Einstellungen” gelangen Sie zu Ihren persönlichen Einstellungen. Sie können hier folgende Funktionen und Einstellungen vorfinden:

  • Aktuell verbrauchten und insgesamt verfügbaren Speicherplatz einsehen

  • Passwort-Verwaltung

  • Name, E-Mail-Adresse sowie Profilbild Einstellungen

  • Benachrichtigungen (per E-Mail und Stream) verwalten

  • PIPEFORCE Versions-Informationen

User-Einstellungen vornehmen

Jeder Nutzer von PIPEFORCE kann seine eigenen, persönlichen Einstellungen vornehmen. Sie erreichen Ihre persönlichen Einstellungen wie folgt:

Klicken Sie in der oberen rechten Ecke auf Ihren Benutzernamen. Das Benutzer-Menü öffnet sich.

Wählen Sie im Dropdown Menü Einstellungen um zu Ihren persönlichen Einstellungen zu gelangen.

Die Einstellungsmöglichkeiten im “Persönlichen Einstellungsbereich” können variieren, je nachdem welche Applikationen von Ihrem Administrator aktiviert wurden. Dies sind einige Beispiele:

• Aktuell verbrauchten und insgesamt verfügbaren Speicherplatz einsehen

• Profilbild ändern

• Vollständigen Name erfassen (dieser kann nach Belieben gesetzt werden und ist unabhängig von Ihrem Login-Namen)

• E-Mail-Adresse anpassen

• Passwort-Verwaltung

• Aktivitäten und Benachrichtigungen verwalten

Transfer-App

Ausführen einer neuen Zustellung

Start einer neuen Zustellung

Sie können über die PIPEFORCE Web-Oberfläche Dateien mit einer Größe von mehreren Gigabyte dokumentiert und verschlüsselt versenden. Zur Initiierung einer neuen Zustellung wählen Sie im Kopfbereich die Applikation “Transfer” (Symbol Papierflugzeug) und innerhalb der Applikation die Schaltfläche Neue Zustellung.

Mit Betätigung der Schaltfläche Neue Zustellung öffnet sich ein neues Feld zur Eingabe der Zustelldetails. Innerhalb der Zustelldetails gibt es drei Eingabebereiche:

• Nachricht

• Dateien

• Einstellungen

Nachricht

Im Eingabebereich “Nachricht” wird der Empfänger der Zustellung durch Eingabe einer E-Mail-Adresse im Feld Empfänger definiert. Des Weiteren kann ein Betreff und ein Nachrichtentext aufgenommen werden. Der Empfänger ist ein notwendiges Eingabefeld. Die Angabe eines Betreffs und eines Nachrichtentextes ist optional.

Dateien

Im Eingabebereich “Dateien” besteht die Möglichkeit zur Auswahl einer oder mehrerer Dateien welche zugestellt werden soll/sollen. Diese können über die Schaltfläche Hochladen von einem lokalen Verzeichnis des Nutzers hochgeladen oder über die Schalfläche Aus der Cloud aus dem App-Bereich “Dateien” ausgewählt werden. Die Auswahl mindestens einer Datei ist notwendig, um eine Zustellung durchzuführen.

Einstellungen

Im Eingabebereich Einstellungen kann in der PIPEFORCE Basis-Variante zwischen drei Privatsphärestufen (Privacy Level 1, 2 und 3) gewählt werden.

• Bei Auswahl der Privatsphärestufe 1 erhält der Empfänger eine E-Mail mit dem eingegebenen Nachrichten-Text und einer Attachment Link Box, in welcher alle Anhänge mit Name, Format und Dateigröße gelistet sind. Durch einen Klick auf eine der Dateien in der Attachment Link Box kann der Empfänger die Datei direkt und ohne eine weitere Authentifizierung downloaden.

• Bei Auswahl der Privatsphärestufe 2 erhält der Empfänger eine E-Mail mit dem eingegebenen Nachrichten-Text und einer Attachment Link Box, in welcher alle Anhänge mit Name, Format und Dateigröße gelistet sind. Durch einen Klick auf eine der Dateien kann der Empfänger jedoch nicht direkt auf die Datei zugreifen und diese downloaden. Bevor er Zugriff auf die Datei erhält, muss er sich mit seinem Benutzernamen und seinem Passwort bei PIPEFORCE anmelden. Erhält der Empfänger zum ersten Mal eine Zustellung mit Privatsphärestufe 2 und hat keinen User-Account, so wird automatisch ein Account für Ihn angelegt, für welchen er sich einmalig authentifizieren muss.

• Bei Auswahl der Privatsphärestufe 3 wird nicht nur der Anhang, sondern auch der Nachrichtentext bei der Übermittlung gesichert. Der Empfänger erhält eine E-Mail mit dem Hinweis, dass eine sichere Zustellung für ihn versendet wurde. Der Zugriff auf Anhang und Nachrichtentext erfolgt wie mit Privatsphärestufe 2 beschrieben.

Neben den Privatsphärestufen kann im Bereich Einstellungen auch definiert werden, wie lange der Empfänger Zugriff auf die Zustellung haben soll. Nach Ablauf der gesetzten Frist wird die Zustellung und der Zugriff automatisch gelöscht. Als Standardfrist für eine Zustellung sind 90 Tage definiert. Soll die Zustellung ohne Ablaufdatum versendet werden, muss diese Frist aus dem entsprechenden Feld gelöscht werden.

Dokumentation und Nachverfolgung

Jede Zustellung über die “Transfer”-App wird in PIPEFORCE revisionssicher dokumentiert. Nach erfolgtem Versand wird die Zustellung im Bereich “Gesendet” gelistet. Durch Auswahl der jeweiligen Zustellung in der Liste können die nachfolgend genannten Zustelldetails angezeigt werden:

• Betreff

• Nachrichtentext

• Dateien

• Empfänger

• Download-Bestätigung

• Privatsphärestufe der Zustellung

Zusätzliche Empfänger für Zustellungen

Fügen Sie nach dem Versand von Zustellungen über die WebUI weitere E-Mail Adressen als Empfänger hinzu. Nach der Eingabe der zusätzlichen Adresse und Bestätigung über das “+ Symbol”, bekommt der Empfänger automatisch eine Zustellung mit dem ursprünglich definierten Text und den ausgewählten Dateien. Hiermit haben Sie die Möglichkeit z.B. Vorlagen zu speichern und häufig wiederkehrende Zustellungen mit wenig Aufwand zu versenden.

Empfang einer Zustellung für externe Empfänger

Bei einer Zustellung über die “Transfer-App” wird automatisch eine E-Mail generiert und dem Empfänger zugestellt, über welche er auf die jeweiligen Dokumente zugreifen kann. Der Prozess für den Zugriff ist abhängig von der Privatsphärestufe welche vom Sender gewählt wurde. Nach erfolgter Authentifizierung des Empfängers über E-Mail (Privatsphärestufe 1) oder Anmeldung im System (Privatsphärestufe 2) erhält der Empfänger Zugang zu einem Download-Bereich, über welchen er die zugestellten Dokumente einzeln oder gesammelt (in einem Zip Ordner) herunterladen kann.

Dateien-App

Dateizugriff und Verwaltung mit der PIPEFORCE Weboberfläche

Sie können über die PIPEFORCE Weboberfläche Dateien erstellen, bestehende Dateien bearbeiten, löschen, freigegeben oder bereits geteilte Inhalte weiterleiten. Ihr PIPEFORCE-Administrator hat die Möglichkeit, diese Funktionen zu deaktivieren. Wenn Funktionen bei Ihnen fehlen sollten, kontaktieren Sie Ihren Administrator.

Erstellen und Hochladen von Dateien und Ordnern

Mit der “Dateien”-App (Symbol Ordner) können Dateien und Ordner erstellt oder hochgeladen werden. Für die Erstellung von neuen Ordnern und dem Hochladen von Dateien, wird die Schaltfläche “Neu”, dargestellt durch ein Plus-Symbol, neben dem Dateipfad verwendet.

Die Schaltfläche “Neu” bietet folgende Optionen:

• Datei hochladen bedeutet Dateien von Ihrem Computer in PIPEFORCE hochladen. Dateien können auch per Drag & Drop hochgeladen werden.

• Neuer Ordner erstellt einen neuen Ordner in Ihrem persönlichen Bereich oder innerhalb eines ausgewählten Ordners.

• Neue Textdatei erstellt eine neue Textdatei und fügt die Datei zum aktuellen Ordner hinzu.

Dateien und Ordner auswählen

Es können eine oder mehrere Dateien oder Ordner ausgewählt werden, indem auf die entsprechende Kontrollkästchen geklickt wird. Um alle Dateien im aktuellen Ordner auszuwählen, kann auf das obere Kontrollkästchen an der Dateiliste geklickt werden.

Wenn Sie mehrere Dateien auswählen, können Sie die Auswahl löschen, als ZIP-Datei herunterladen oder verschieben bzw. kopieren. Mit der Auswahl erscheinen die Schaltflächen Löschen, Herunterladen undVerschieben oder Kopieren , die entsprechend angewendet werden können.

Verschieben von Dateien

Sie können Dateien und Ordner verschieben, indem Sie diese per Drag & Drop in einen anderen Ordner schieben. Alternativ können Sie Dateien und Ordner auch über das Kontext-Menü mit der Schaltfläche Verschieben oder Kopieren verschieben.

Durch PIPEFORCE navigieren

Die Anzeige der Inhalte eines Ordners in PIPEFORCE erfolgt durch das Klicken auf den jeweiligen Ordner. Um eine Ebene zurückzukehren, kann die Zurück-Taste des Browsers benutzt werden. Für eine schnelle Navigation befindet sich am oberen Rand zusätzlich eine klickbare Navigationsleiste, die den Datei- bzw. Ordnerpfad anzeigt.

Filterfunktion in der Dateiansicht

Die linke Seitenleiste enthält mehrere Filter zum schnellen Sortieren und Verwalten Ihrer Dateien:

• Alle Dateien: Zeigt alle Dateien an, auf die zugegriffen werden kann.

• Neueste: Zeigt die zuletzt erstellten oder geänderten Dateien und Ordner.

• Favoriten: Zeigt Dateien oder Ordner, die mit dem gelben Stern markiert sind.

• Freigaben: Zeigt die mit Ihnen und von Ihnen geteilten Dateien und Ordner.

  • Mit Ihnen geteilt: Zeigt alle Dateien an, die von anderen Benutzern oder Gruppen mit Ihnen geteilt wurden.

  • Von Ihnen geteilt: Zeigt alle Dateien an, die Sie mit anderen Benutzern oder Gruppen teilen.

  • Geteilt über einen Link: Zeigt alle Dateien an, die von Ihnen öffentlich über einen Link geteilt werden.

  • Gelöschte Freigaben: Zeigt die von Ihnen gelöschte Freigaben.

• Tags: Öffnet einen Eingabebereich um die verfügbaren Dateien und Ordner nach Tags zu filtern.

Kontext-Menü für die Dateiverwaltung

Wählen Sie das Kontext-Menü (Symbol …) einer Datei oder eines Ordners um diese oder diesen zu verwalten.

Über das Kontextmenü haben Sie die Möglichkeit folgende Aktionen durchzuführen:

• Zu den Favoriten hinzufügen

• Details

  • Tags

  • Aktivitäten

  • Kommentare

  • Teilen

  • Versionen

• Umbenennen

• Verschieben oder kopieren

• Herunterladen

• Löschen

Zu den Favoriten hinzufügen

Mit einem Klick auf diese Schaltfläche, werden Inhalte als Favorit markiert. Um markierte Favoriten schnell zu finden, steht die “Favoriten” Filterfunktion in der linken Seitenleiste zur Verfügung.

Details

Öffnet den Bereich über welchen Tags vergeben, Aktivitäten angezeigt, Kommentare erfasst, Inhalte geteilt und Versionen einer Datei wiederhergestellt werden können:

Dateien mit Tags markieren

Dateien und Ordner können mit Tags markiert werden. Um Tags zu setzen, wird zunächst die Detailansicht geöffnet. Nach einem Klick auf Tags öffnet sich ein Eingabefeld, in welchem ein oder mehrere Markierungen gesetzt werden können. Tags sind nach der Eingabe systemweit verfügbar.

Aktivitäten

Im Bereich Aktivitäten werden all Veränderungen der ausgewählten Datei oder des ausgewählten Ordners gezeigt. Hierzu gehört das Erstellen, das Verändern und die Freigabe. Neben der Veränderung selbst wird auch gelistet, wer die Veränderung durchgeführt hat und zu welchem Zeitpunkt.

Kommentare

In der Detailansicht können Kommentare zu beliebigen Dateien oder Ordnern hinzugefügt werden. Die Kommentare sind für jeden sichtbar, der auch Zugriff auf die Datei oder den Ordner selbst hat.

Teilen

Es können Dateien oder Ordner mit anderen Benutzern und Gruppen geteilt werden. Darüber hinaus können Freigaben an E-Mail-Adressen und öffentliche Freigaben über URLs erstellt werden (falls diese vom Administrator freigegeben sind). Um eine Freigabe aufzuheben genügt ein Klick auf die Schaltfläche Freigabe aufheben.

Wenn die automatische Wortvervollständigung für den Benutzernamen aktiviert ist, wird mit der Eingabe eines Benutzernamens oder des Gruppennamens das Wort automatisch vervollständigt.

Freigaben an User und Gruppen

Bei der Freigabe einer Datei an einen User oder eine Gruppe gibt es fünf Freigabe-Optionen:

• Kann bearbeiten: Erlaubt die Bearbeitung der Inhalte

• Kann weiterleiten: Erlaubt das Weiterleiten der Freigabe

• Ein Ablaufdatum setzen: Beendet die Freigabe zu einem definierten Termin

• Notiz an Empfänger: Ermöglicht die Eingabe einer Notiz an den Empfänger

• Freigabe aufheben: Beendet die Freigabe an den User oder die Gruppe

Bei der Freigabe eines Ordners an einen User oder eine Gruppe gibt es acht Freigabe-Optionen:

• Kann bearbeiten: Erlaubt die Bearbeitung der Inhalte

• Kann weiterleiten: Erlaubt das Weiterleiten der Freigabe

• Kann erstellen: Erlaubt dem Empfänger innerhalb des freigegebenen Ordners Inhalte zu erstellen

• Kann ändern: Erlaubt das Ändern von bestehenden Inhalten

• Kann löschen: Erlaubt das Löschen von Inhalten

• Ein Ablaufdatum setzen: Beendet die Freigabe zu einem definierten Termin

• Notiz an Empfänger: Ermöglicht die Eingabe einer Notiz an den Empfänger

• Freigabe aufheben: Beendet die Freigabe an den User oder die Gruppe

Freigaben an eine E-Mail Adresse

Bei der Freigabe einer Datei an eine E-Mail-Adresse gibt es fünf Freigabe-Optionen:

• Kann bearbeiten: Erlaubt die Bearbeitung der Inhalte

• Passwortschutz: Ermöglicht die Eingabe eines Passwortes, ohne welches der Empfänger nicht auf die Datei zugreifen kann

• Ein Ablaufdatum setzen: Beendet die Freigabe zu einem definierten Termin

• Notiz an Empfänger: Ermöglicht die Eingabe einer Notiz an den Empfänger

• Freigabe aufheben: Beendet die Freigabe an den User oder die Gruppe

Bei der Freigabe eines Ordners an eine E-Mail-Adresse gibt es sechs Freigabe-Optionen:

• Kann bearbeiten: Erlaubt die Bearbeitung der Inhalte

• Dateien ablegen (nur hochladen): Erlaubt dem Empfänger nur den Upload von Dokumenten in den freigegebenen Ordner

• Passwortschutz: Ermöglicht die Eingabe eines Passwortes, ohne welches der Empfänger nicht auf die Datei zugreifen kann

• Ein Ablaufdatum setzen: Beendet die Freigabe zu einem definierten Termin

• Notiz an Empfänger: Ermöglicht die Eingabe einer Notiz an den Empfänger

• Freigabe aufheben: Beendet die Freigabe an den User oder die Gruppe

Freigaben über eine URL (mit Vergabe der Zugriffsberechtigung)

Bei der Freigabe einer Datei über eine URL (Link) gibt es sechs Freigabe-Optionen:

• Bearbeitung erlauben: Erlaubt die Bearbeitung der Inhalte

• Download verbergen: Verbirgt die Download-Funktion beim Zugriff des Empfängers auf die Datei

• Passwortschutz: Ermöglicht die Eingabe eines Passwortes, ohne welches der Empfänger nicht auf die Datei zugreifen kann

• Ein Ablaufdatum setzen: Beendet die Freigabe zu einem definierten Termin

• Notiz an Empfänger: Ermöglicht die Eingabe einer Notiz an den Empfänger

• Freigabe aufheben: Beendet die Freigabe an den User oder die Gruppe

Bei der Freigabe eines Ordners über eine URL (Link) gibt es acht Freigabe-Optionen:

• Schreibgeschützt: Gibt lediglich Sichtrechte an den Empfänger frei

• Hochladen und Bearbeiten erlauben: Ermöglicht das Hochladen und die Bearbeitung bestehender Inhalte (der Upload über eine öffentliche URL ist bis zu einer Größe von 30 MB möglich)

• Dateien ablegen (nur Hochladen): Ermöglich nur das Hochladen von Inhalten (der Upload über eine öffentliche URL ist bis zu einer Größe von 30 MB möglich)

• Download verbergen: Verbirgt die Download-Funktion beim Zugriff des Empfängers auf die Datei

• Passwortschutz: Ermöglicht die Eingabe eines Passwortes, ohne welches der Empfänger nicht auf die Datei zugreifen kann

• Ein Ablaufdatum setzen: Beendet die Freigabe zu einem definierten Termin

• Notiz an Empfänger: Ermöglicht die Eingabe einer Notiz an den Empfänger

• Freigabe aufheben: Beendet die Freigabe an den User oder die Gruppe

Direkter Link zu einer Datei oder einem Ordner (für im System angelegte User)

Neben der Freigabe einer Datei oder eines Ordners über eine URL, kann auch ein direkter Link zu der Datei oder dem Ordner erstellt werden. Dieser Link alleine berichtigt den Empfänger nicht zum Zugriff. User welche jedoch bereits die Berechtigung zum Zugriff auf die Datei/Ordner haben, können direkt über den Link darauf zugreifen.

Vorgang Funktion

Über die “Vorgang” Funktion können verschiedene Dateien zu einem Vorgang zusammengefasst werden. Hierzu muss eine Datei über den Bereich “Detail - Teilen” mit einer weiteren Datei verknüpft werden. Sobald zwei Dateien verknüpft sind, wird automatisch ein Vorgang erstellt und benannt. Dieser kann im Anschluss manuell umbenannt werden.

Versionen

Zeigt die bisherigen Bearbeitungsstände / Versionen einer Datei und ermöglicht die Wiederherstellung alter Versionen.

DropIn-Box

Für jeden neu angelegten User wird automatisch eine DropIn-Box mit einem persönlichen Upload-Link erzeugt. Über den Upload-Link kann der User beliebig große Dateien von anderen Usern und Externen empfangen.

Aktivitäten-App

Über die “Aktivitäten”-App (Symbol Blitz) haben Sie die Möglichkeit, alle Aktivitäten in Verbindung mit Ihren Ordnern und Dateien nachzuvollziehen. Hierbei werden standardmäßig Ihre eigenen Aktivitäten gelistet sowie die Aktivitäten anderer User in den von Ihnen freigegebenen Ordnern und Dateien.

Filterfunktionen in der Aktivitäten-App

Um die verschiedenen Aktivitäten geordnet anzuzeigen, stehen in der linken Seitenleiste der “Aktivitäten”-App verschiedene Filtermöglichkeiten zur Verfügung. Mit diesen Filterfunktionen können beispielsweise die von Ihnen erstellten und geteilten Inhalte, mit Ihnen geteilte Inhalte oder auch Änderungen an Dateien und Ordnern angezeigt werden.

Einstellungen der angezeigten und gesendeten Aktivitäten

Über den Bereich Aktivität in Ihren persönlichen Einstellungen, können die angezeigten Aktivitäten eingeschränkt werden. Aktivieren bzw. deaktivieren Sie hierfür einfach die jeweiligen Checkboxen in der Spalte “Stream”. Über die Checkboxen in der Spalte “E-Mail” kann definiert werden, für welche Aktivitäten im System eine Benachrichtigung an Ihre E-Mail-Adresse gesendet werden soll. Des Weiteren haben Sie die Möglichkeit zu definieren, in welchem Turnus die Benachrichtigungen an Sie versendet werden sollen.

Administratoren Bereich

Als Administrator haben Sie die Möglichkeit, neben den persönlichen Einstellungen weitere Einstellungen im System vorzunehmen. Diese beziehen sich auf die Benutzerverwaltung und auf zentrale Einstellungen im Bereich System-Verwaltung.

Benutzerverwaltung

Im Bereich der Benutzerverwaltung können Sie als Administrator neue Benutzer anlegen, den verfügbaren Speicher pro Benutzer festlegen, den genutzten Speicher pro Benutzer einsehen und die Benutzer verschiedenen Gruppen zuordnen.

Benutzer anlegen

Für die Anlage eines neuen Benutzerkontos öffnen Sie den Bereich “Benutzer” über das Menü in der rechten Ecke der oberen Taskleiste. Im Anschluss kann über die Schaltfläche + Neuer Benutzer ein neuer Benutzer angelegt werden. Geben Sie hierfür in die jeweiligen Felder Benutzername, Anzeigename, Passwort, E-Mail-Adresse, Gruppe und Speicherkontingent ein.

Nach Bestätigung der Eingabe ist der neue Benutzer im System erfasst und bekommt automatisch eine E-Mail-Benachrichtigung mit den für den Login relevanten Informationen. Hiervon ausgenommen ist das Passwort für den Login.

Genutzter Speicher pro User einsehen

Im Bereich Benutzerverwaltung können Sie auch den von einem User genutzten Speicherplatz überprüfen. Führen Sie hierfür den Mauszeiger über das Feld Speicherkontingent des jeweiligen Users.

Benutzer einer Gruppe zuordnen

Ein neuer Benutzer muss bei der Anlage mindestens einer der drei Standardgruppen (Internal, External, Recipients) zugeordnet werden. Die einzelnen Gruppen unterscheiden sich hierbei hinsichtlich Ihrer verfügbaren Sichten und Funktionen im System.

Employee (geeignet für interne Mitarbeiter): Der User hat vollen Zugriff auf die vom Administrator freigegebenen Funktion bei den Applikationen “Dateien”, “Transfer” und “Aktivitäten”. Hierzu gehören insbesondere der Upload von Dokumenten, der Transfer und die Freigabe an Externe.

Guest (geeignet für externe Partner und Kunden): Der User kann für Ihn freigegebne Inhalte im Bereich “Dateien” sehen, Informationen in freigegebene Ordner einstellen und Transfers erhalten. Neben den freigegebenen Ordnern kann er keine Inhalte teilen. Datei-Transfers können nicht durchgeführt werden.

Recipients (geeignet für externe Partner und Kunden): Der User kann Datei-Transfers und Freigaben erhalten. Er kann jedoch nicht selbst Datei-Transfers durchführen. Empfänger eines Transfers mit Privatsphärestufe 2 werden standardmäßig zu dieser Gruppe zugeordnet. Die Gruppenzugehörigkeit kann vom Administrator jederzeit geändert oder erweitert werden.

System-Verwaltung

Alle Einstellungen im Bereich System-Verwaltung können vom Administrator über das PIPEFORCE Support-Team beauftragt werden. Wenden Sie sich hierzu an support@logabit.com und nennen Sie uns die gewünschte Systemkonfiguration.

Teilen

Nachfolgend erhalten Sie eine Übersicht der im System definierten Standardeinstellungen für das Teilen von Informationen. Alle Voreinstellungen können auf Ihren Wunsch angepasst werden.

Design

Sie können für Ihren PIPEFORCE Account ein eigenes Design wählen. Hierbei können Sie die folgenden Elemente individuell auf Ihre Bedürfnisse anpassen:

• Hintergrundbild für den Login Bereich

• Ihr Logo für den Login Bereich und die per E-Mail versendeten Benachrichtigungen

• Ihr Logo im Kopfbereich der Weboberfläche und der Mobile App

• Primäre Farbgebung für Ihre Weboberfläche

Aktivität

In der nachfolgenden Übersicht finden sich die Standardeinstellungen für die Benachrichtigung aller User bei Aktivitäten im System. Diese Liste kann individuell auf Ihre Bedürfnisse angepasst werden. Der einzelne Benutzer hat trotzdem weiterhin die Möglichkeit, die vorgegebene Standardkonfiguration nach seinen Bedürfnissen anzupassen.

Registrierung

Als Administrator können Sie auch definieren, zu welcher Benutzergruppe ein neuer Benutzer nach seiner selbständigen Registrierung im System (z.B. nach dem Erhalt eines Transfers mit Sicherheitsstufe 2) gehören soll. Standardmäßig werden alle neuen User der Gruppe Recipient zugeordnet.

Darüber hinaus kann konfiguriert werden, welche Mail Domains grundsätzlich für eine Registrierung zugelassen werden.

System (Data) Ordner

Alle User in der Gruppe “Administrator (Standard)” haben Zugriff auf einen zentralen System (Data) Ordner mit einer Übersicht zu den Dateien aller User. Über den Ordner können sowohl die Ordnerstruktur als auch die entsprechenden Dateien innerhalb der Struktur eingesehen werden.