PIPEFORCE bietet mit dem Modul “Workflow” ein leistungsfähiges Tool um Workflows zu erstellen und auszuführen. Die Workflows können vollautomatisierte Prozessketten über verschiedene Systeme sowie auch Prozesse mit manuellem Input der beteiligten User (bspw. Review- und Approval-Prozesse) abbilden.

Workflow starten

Ein Workflow kann auf drei Arten gestartet werden:

• Durch einen zeitlichen Trigger

• Durch einen Event-Trigger

• Durch manuellen Input

Der manuelle Start eines Workflows erfolgt in der Regel über ein Eingabeformular. Über das User-Portal sieht der User, anhand der Kacheln im rechten Bereich, welche Workflows für ihn freigegeben sind.

Open

Durch Auswahl einer Kachel öffnet sich ein Formular, über welches der Prozess manuell gestartet wird.

Workflow-Aufgaben ausführen

Nachdem ein Workflow gestartet wurde werden alle User per E-Mail über ihre aktiven Aufgaben im Prozess benachrichtigt. Über die jeweilige E-Mail öffnet der User beispielsweise ein Formular oder ein Dokument, in welchem er seinen Input eingeben kann. Nach der Ausführung einer Aufgabe, wird diese für den User entweder automatisch geschlossen oder muss vom User manuell bestätigt werden, bevor sie geschlossen wird.

Eine Übersicht aller aktiven Aufgaben, erhält ein User über den Bereich “Aufgaben”, welchen er über die linke Navigationsleiste im User-Portal erreicht.

Workflow-Aufgaben verwalten

Aufgaben anzeigen

Als Standardeinstellung erhält jeder User ein Sichtrecht auf alle aktiven Aufgaben im System. Diese Sicht erhält der User, sobald er den Bereich “Aufgaben” öffnet und in der linken Navigationsleiste “All Tasks” auswählt.

Open

Aufgaben filtern

Um neue Filter für die Anzeige der jeweiligen Aufgaben anzulegen, steht die Funktion “Create a filter” zur Verfügung. Mit dieser Funktion definiert der User vier Parameter für einen neuen Filter.

General

Im Bereich “General” wird der Name und die Beschreibung des Filters angegeben.

Criteria

Im Bereich “Criteria” wird definiert welche Filterkriterien auf die Anzeige der Aufgaben angewendet werden.

Permission

Über den den Bereich “Permission” wird angegeben, für welche User oder User-Gruppen der Filter zur Verfügung stehen soll.

Variables

Die Eingaben im Bereich “Variables” definieren, welche Informationen zu einer Aufgabe in der Auswahlliste angezeigt werden.

Beispiel für häufig verwendete Filter - my Task

Ein häufig verwendeter Filter ist die Anzeige aller offenen Aufgaben für den angemeldeten User. Diesen Filter kann z.B. der Administrator zentral für alle User erstellen und diesen anzeigen. Die nötigen Eingaben für den Filter sind:

General

Name: z.B. My Tasks

Description: z.B. Filter zeigt alle aktiven Aufgaben für den angemeldeten User

Criteria:

Key: Assignee*

Value: ${currentUser()}

Permission:

z.B. Accessible by all User

Die Filtereinstellung kann von allen Usern verwendet werden.

Variables

Name: pipe_headers_invoiceFileName

Lable: Invoice No.

Eingaben um zusätzlich zum Prozess z.B. auch den Dateinamen einer angehängten Datei zum Prozess anzuzeigen.