Persönliche Account Administration für User
Jeder User hat die Möglichkeit seinen eigenen Account zu verwalten und seine persönlichen Einstellungen und Daten anzupassen.
Persönliche Daten und Passwort anpassen
Zur Anpassung Ihrer persönlichen Daten können Sie das PIPEFORCE Portal nutzen. Wählen sie hierfür den Bereich “Mein Profil” aus dem Header-Menü des Portals.
In diesem Bereich haben Sie die Möglichkeit Ihre E-Mail Adresse, Ihren Namen und Ihr Passwort zu ändern. Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit eine 2-Faktor Authentifizierung für Ihren User-Account einzurichten.
Einrichtung 2-Faktor Authentifizierung
Setup
Um die 2-Faktor Authentifizierung für Ihren User-Account einzurichten führen Sie die nachfolgenden Schritte durch:
Laden Sie sich die Google-Authenticator App auf Ihrem Smartphone oder Tablet herunter. Für Android Geräte besuchen Sie hierfür Google.Play für Apple iOS Geräte den Apple AppStore.
Öffnen Sie das PIPEFORCE Portal und öffnen Sie im Header-Menü den Bereich “Mein Profil”
3. Wählen Sie den Bereich “Mehrfachauthentifizierung” aus dem Linken Menüband.
4. Folgen Sie den Anweisungen zur Aktivierung.
Login mit Mehrfachauthentifizierung
Nachdem Sie die Mehrfachauthentifizierung aktiviert haben, erfolgt jede Anmeldung bei PIPEFORCE über Ihr Passwort und den zusätzlich generierten Code in Ihrer Google Authenticator App.
Öffnen Sie dafür bei der Anmeldung bei PIPEFORCE Ihre App auf dem Smartphone und geben Sie den dargestellten Code ein. Bitte beachten Sie, dass sich dieser Code alle 30 Sekunden ändert. Wenn Sie es nicht schaffen den Code rechtzeitig einzugeben, nutzen Sie einfach den nächsten generierten Code.
Passwort zurück setzen
Um Ihr Passwort zurückzusetzen nutzen Sie die “Passwort vergessen” Funktion in Ihrem Login-Bereich.
Klicken Sie auf den Befehl “Passwort vergessen”
Sie erhalten einen Link per E-Mail über welchen Sie das Passwort zurücksetzen können. Bitte prüfen Sie Ihre “Spam” und “Junk-Mail” Ordner, falls Sie nicht innerhalb weniger Minuten eine E-Mail erhalten
Falls Sie zuvor die 2-Faktor Authentifizierung aktiviert haben, werden Sie während des Vorgangs dazu aufgefordert die 2-Faktor Authentifizierung zu aktualisieren. Folgen Sie dafür den Anweisungen am Bildschirm.
Nach der Aktualisierung können Sie in Ihrer Authenticator-App und in Ihrem Benutzerprofil die Details der “alten” Authentifizierung überschreiben oder löschen.
Account Administration für Administratoren
Als Administrator haben Sie die Möglichkeit, neben den persönlichen Einstellungen weitere Einstellungen im System vorzunehmen. Diese beziehen sich auf die Benutzerverwaltung und auf zentrale Einstellungen im Bereich System-Verwaltung.
Benutzer- und Gruppenverwaltung ab Version 6.0.
Im Bereich der Benutzer- und Gruppenverwaltung können Sie als Administrator neue Benutzer anlegen, verschiedene Gruppen anlegen und die Benutzer den jeweiligen Gruppen zuordnen. Die Benutzerverwaltung erreichen Sie über das Portal und die Auswahl des Service “IAM” im linken Service-Menü.
User anlegen
Für die Anlage eines neuen Users wählen Sie in IAM die Schaltfläche “Users” aus dem linken Menüfeld und im Anschluss auf “Add user” im rechten Bereich.
In der folgenden Übersicht haben Sie die Möglichkeit die Daten des Benutzers einzugeben. Bitte verwenden Sie bei der Eingabe des “Username” keine Leerzeichen oder Sonderzeichen.
Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit folgende Einstellungen vorzunehmen:
User Enabled
Deaktivieren Sie diese Schaltfläche wenn Sie den User zunächst Sperren möchten. Sie können diese Sperre später jederzeit wieder aufheben.
Email Verified
Aktivieren Sie diese Schaltfläche wenn Sie vorab die E-Mail Adresse des Users überprüft haben. Falls Sie die Schaltfläche deaktiviert lassen, muss der User vor der ersten Anmeldung seine E-Mail Adresse verifizieren.
Required User Actions
Über dieses Dropdown-Menü definieren Sie welche Aktivitäten der User durchführen muss bevor er sich zum ersten Mal im System anmelden kann. Nach der Bestätigung der Eingaben mit “Save” wird der neue User im System angelegt.
Credentials
Im nächsten Schritt können Sie über den Tab “Credentials” die sicherheitsrelevanten Einstellungen für den neuen User vornehmen.
In diesem Bereich ist es möglich ein initiales Passwort für den User anzulegen, mit welchem er sich über Ihren zentralen Login-Bereich anmelden kann.
Reset Actions
Über dieses Drop-Down Menü können Sie die erforderlichen Aktivitäten für die nächste Anmeldung des Users im System definieren. Dies kann die erstmalige Anmeldung sein aber auch eine neue Anmeldung zu einem späteren Zeitpunkt.
Falls Sie kein initiales Passwort für den User anlegen und mit diesem teilen möchten, können Sie die Eingabe eines Passworts im oberen Bereich auch überspringen und bei den “Reset Actions” die Aktivität “Update Password” auswählen und im Anschluss die Schaltfläche “Send Email” klicken. Es wird dann eine E-Mail an den User gesendet über welche er sein Passwort selbständig festlegen kann.
Gruppe zuordnen
Über den Bereich “Groups” können Sie dem User ein spezifischen Gruppe zuordnen.
In Ihrer Darstellung werden alle Standardgruppen angezeigt, welche für Ihren Account freigegeben sind. Diese können neben den oben gelisteten Standardgruppen auch weitere Gruppen enthalten, welche einen Bezug zu Ihren Workflows oder auch Demo-Workflows haben. Durch die Auswahl der Gruppen definieren Sie die Rechte des jeweiligen Users in Bezug auf seine Sichten und die verfügbaren Funktionen. Bitte beachten Sie dass ein neuer User immer mindestens einer Gruppe zugeordnet werden sollte.
Administrator (geeignet für Systemadministratoren): Der User hat Zugriff auf alle Systemfunktionen inklusive der gesamt Nutzer- und Gruppenverwaltung.
Employee (geeignet für interne Mitarbeiter): Der User hat vollen Zugriff auf die vom Administrator freigegebenen Funktion bei den Applikationen “Dateien” und “Transfer”. Hierzu gehören insbesondere der Upload von Dokumenten, der Transfer und die Freigabe an Externe.
Guest (geeignet für externe Partner und Kunden): Der User kann für ihn freigegebene Inhalte im Bereich “Dateien” sehen, Informationen in freigegebene Ordner einstellen und Transfers erhalten. Neben den freigegebenen Ordnern kann er keine Inhalte teilen. Datei-Transfers können nicht durchgeführt werden.
Recipients (geeignet für externe Partner und Kunden): Der User kann nicht auf das Portal oder den Datenraum zugreifen, er kann jedoch Datei-Transfers und Freigaben erhalten. Empfänger eines Transfers mit Privatsphärestufe 2 und 3 werden standardmäßig zu dieser Gruppe zugeordnet. Die Gruppenzugehörigkeit kann vom Administrator jederzeit geändert oder erweitert werden.
Gruppen anlegen
Über die Schaltfläche “Groups” im linken Menüband gelangen Sie in die Gruppenverwaltung.
In der Gruppenverwaltung haben Sie die Möglichkeit alle aktuell verfügbaren Gruppen zu sehen, zu bearbeiten und neue Gruppen anzulegen. Bitte beachten Sie, dass die Einstellungen der Standardgruppen nicht geändert werden sollten. Für die Anlage von neuen Gruppen und die Vergabe der jeweiligen Rechte, wenden Sie sich bitte an support@logabit.com. Für die erstmalige Anlage neuer Gruppen, geben wir Ihnen gerne eine gesonderte Einführung und entsprechende Unterlagen.
System-Verwaltung
Alle Einstellungen im Bereich System-Verwaltung können vom Administrator über das PIPEFORCE Support-Team beauftragt werden. Wenden Sie sich hierzu an support@logabit.com und nennen Sie uns die gewünschte Systemkonfiguration.
Teilen
Nachfolgend erhalten Sie eine Übersicht der im System definierten Standardeinstellungen für das Teilen von Informationen. Alle Voreinstellungen können auf Ihren Wunsch angepasst werden.
Design
Sie können für Ihren PIPEFORCE Account ein eigenes Design wählen. Hierbei können Sie die folgenden Elemente individuell auf Ihre Bedürfnisse anpassen:
Hintergrundbild für den Login Bereich
Ihr Logo für den Login Bereich und die per E-Mail versendeten Benachrichtigungen
Ihr Logo im Kopfbereich der Weboberfläche und der Mobile App
Primäre Farbgebung für Ihre Weboberfläche
Aktivität
In der nachfolgenden Übersicht finden sich die Standardeinstellungen für die Benachrichtigung aller User bei Aktivitäten im System. Diese Liste kann individuell auf Ihre Bedürfnisse angepasst werden. Der einzelne Benutzer hat trotzdem weiterhin die Möglichkeit, die vorgegebene Standardkonfiguration nach seinen Bedürfnissen anzupassen.
Registrierung
Als Administrator können Sie auch definieren, zu welcher Benutzergruppe ein neuer Benutzer nach seiner selbständigen Registrierung im System (z.B. nach dem Erhalt eines Transfers mit Sicherheitsstufe 2) gehören soll. Standardmäßig werden alle neuen User der Gruppe Recipient zugeordnet.
Darüber hinaus kann konfiguriert werden, welche Mail Domains grundsätzlich für eine Registrierung zugelassen werden.
System (Data) Ordner
Alle User in der Gruppe “Administrator (Standard)” haben Zugriff auf einen zentralen System (Data) Ordner mit einer Übersicht zu den Dateien aller User. Über den Ordner können sowohl die Ordnerstruktur als auch die entsprechenden Dateien innerhalb der Struktur eingesehen werden.