Allgemein

PIPEFORCE kann über jeden Web-Browser verwendet werden; öffnen Sie die URL Ihrer PIPEFORCE Instanz (https://[…].pipeforce.net/drive) und melden Sie sich mit Ihrem Benutzernamen oder E-Mail und Ihrem Password an. Es werden folgende Browser unterstützt:

• Chrome 18+

• Firefox 14+

• Internet Explorer 11+

• Microsoft Edge

• Safari 7+

Registrierung

Sollten Sie noch über keinen PIPEFORCE Account verfügen, dann besteht die Möglichkeit, dass Sie sich selbst bei der von Ihnen ausgewählten Instanz registrieren. Verwenden Sie hierfür die Schaltfläche “Registrieren” und folgen Sie der Anleitung. Abhängig von der gewählten Präferenz des Administrators, muss dieser ggf. eine finale Freigabe für die Anmeldung erteilen, bevor die Registrierung abgeschlossen werden kann.

Navigieren auf der Web-Oberfläche

Die Standard-Applikationen der Web-Oberfläche sind die “Transfer”-App, die “Datei”-App und die “Aktivitäten”-App. Die “Transfer”-App wird nach einem erfolgreichen Login automatisch geöffnet und erlaubt den dokumentierten Versand von Dateien. Mit der “Datei”-App können Sie Dateien hinzufügen, löschen und teilen. Die “Aktivitäten”-App zeigt an, welche Aktivitäten im System von Ihnen oder an von Ihnen freigegebenen Dateien und Ordnern, durchgeführt wurden.

Funktionen und Bereiche der Web-Oberfläche

• App-Auswahl: Die App-Auswahl befindet sich in der oberen linken Ecke. Mit einem Klick auf eines der drei Symbole (Datei-Ordner, Blitz, Papierflugzeug) wird die jeweilige Applikation geöffnet.

• App-Informationen-Bereich: In der linken Seitenleiste sind Applikations-spezifische Filter und Aufgaben zu finden. Die “Transfer”-App zeigt in der linken Seitenleiste die Bereiche “Empfangen” und “Gesendet”. Die “Dateien”-App und die “Aktivitäten”-App zeigen diverse Filter, die das schnelle Finden von Dateien und Aktivitäten erleichtern.

• App-Bereich: In der Mitte der PIPEFORCE Web-Oberfläche ist die eigentliche Applikation zu sehen. Der Inhalt verändert sich entsprechend mit der Auswahl einer App.

• Navigationsleiste: Unmittelbar über dem App-Bereich befindet sich die Navigationsleiste, die in verschiedenen Applikationen ebenfalls unterschiedliche Funktionen und Inhalte zeigt.

• Zustellung-Button: Dieser Button befindet sich in der Navigationsleiste der “Transfer”-App und ermöglicht die Initiierung einer neuen Datei-Zustellung.

• New-Button: Dieser Button (gekennzeichnet durch ein “+”) befindet sich in der Navigationsleiste der “Dateien”-App und erlaubt das Hochladen sowie das Erstellen neuer Dateien und Ordnern.

• Benutzer-Feld: In der oberen rechten Ecke lassen sich über das Benutzer-Feld alle im System registrierten Benutzer anzeigen, falls diese Funktion vom Administrator für die Benutzer freigegeben wurde.

• Benachrichtigungs-Feld: Links neben dem Benutzer-Feld wird ein Benachrichtigungsfeld für Systembenachrichtigungen angezeigt.

• Suchen-Feld: Links neben dem Benachrichtigungs-Feld befindet sich das Suchen-Feld. Hierüber lassen sich z.B. Dateien und Ordner finden.

• Benutzer-Menü: Durch einen Klick auf den Kreis mit dem Anfangsbuchstaben Ihres Benutzernamens in der rechten oberen Ecke, öffnet sich ein Drop-Down Menü mit den Auswahlmöglichkeiten “Einstellungen” und “Abmelden”.

• Abmelden: Durch einen Klick auf den Bereich “Abmelden” werden Sie automatisch im System abgemeldet und gelangen zum Login-Bereich.

• Persönliche Einstellungen-Menü: Durch einen Klick auf den Bereich “Einstellungen” gelangen Sie zu Ihren persönlichen Einstellungen. Sie können hier folgende Funktionen und Einstellungen vorfinden:

  • Aktuell verbrauchten und insgesamt verfügbaren Speicherplatz einsehen

  • Password-Verwaltung

  • Name, E-Mail Adresse sowie Profilbild Einstellungen

  • Benachrichtigungen (per E-Mail und Stream) verwalten

  • PIPEFORCE Versions-Informationen

User-Einstellungen vornehmen

Jeder Nutzer von PIPEFORCE kann seine eigenen, persönlichen Einstellungen vornehmen. Sie erreichen Ihre persönlichen Einstellungen wie folgt:

Klicken Sie in der oberen rechten Ecke auf Ihren Benutzernamen. Das Benutzer-Menü öffnet sich.

Wählen Sie im Dropdown Menü Einstellungen um zu Ihren persönlichen Einstellungen zu gelangen.

Die Einstellungsmöglichkeiten im “Persönlichen Einstellungsbereich” können variieren, je nachdem welche Applikationen von Ihrem Administrator aktiviert wurden. Dies sind einige Beispiele:

• Aktuell verbrauchten und insgesamt verfügbaren Speicherplatz einsehen.

• Profilbild ändern.

• Voller Name. Dieser kann nach Belieben gesetzt werden und ist unabhängig von Ihrem Login-Namen.

• E-Mail Adresse.

• Password-Verwaltung.

• Aktivitäten und Benachrichtigungen verwalten.

• PIPEFORCE Versions-Informationen

Transfer-App

Ausführen einer neuen Zustellung

Start einer neuen Zustellung

Sie können über die PIPEFORCE Web-Oberfläche Dateien mit einer Größe von mehreren Gigabyte dokumentiert und verschlüsselt versenden. Zur Initiierung einer neuen Zustellung wählen Sie im Kopfbereich die App “Transfer” und innerhalb der Applikation die Schaltfläche Neue Zustellung.

Mit Betätigung der Schaltfläche Neue Zustellung öffnet sich ein neues Feld zur Eingabe der Zustell-Details. Innerhalb der Zustell-Details gibt es drei Eingabebereiche:

• Nachricht

• Dateien

• Einstellungen

Nachricht

Im Eingabebereich “Nachricht” wird der Empfänger der Zustellung durch Eingabe einer E-Mail Adresse im Feld Empfänger definiert. Des Weiteren kann ein Betreff und ein Nachrichtentext aufgenommen werden. Der Empfänger ist ein notwendiges Eingabefeld. Die Angabe eines Betreffs und eines Nachrichtentextes ist optional.

Dateien

Im Eingabebereich “Dateien” besteht die Möglichkeit zur Auswahl einer oder mehrerer Dateien welche zugestellt werden soll/sollen. Diese können über die Schaltfläche Hochladen von einem lokalen Verzeichnis des Nutzers hochgeladen oder über die Schalfläche Aus der Cloud aus dem App-Bereich “Dateien” ausgewählt werden. Die Auswahl mindestens einer Datei ist notwendig um eine Zustellung durchzuführen.

Einstellungen

Im Eingabebereich Einstellungen kann in der Standard-Variante zwischen zwei Privatsphärestufen (Privacy Level 1 und 2) gewählt werden.

• Bei Auswahl der Privatsphärestufe 1 erhält der Empfänger einen Download-Link, welchen nur er kennt und kann den Download über diesen Link (ohne Registrierung) durchführen.

• Bei Auswahl der Privatsphärestufe 2 erhält der Empfänger ebenfalls einen Download-Link über welchen er jedoch nicht unmittelbar auf die übermittelten Dateien zugreifen kann. Vor einem Zugriff muss er sich zunächst authentifizieren. Wenn der Empfänger keinen Login-Account hat, wird automatisch ein neuer Account für Ihn angelegt.

Dokumentation und Nachverfolgung

Jede Zustellung über die “Transfer”-App wird in PIPEFORCE revisionssicher dokumentiert. Nach erfolgtem Versand wird die Zustellung im Bereich “Gesendet” dargestellt. Durch Auswahl der jeweiligen Zustellung können die nachfolgend genannten Zustell-Details angezeigt werden:

• Betreff

• Nachrichtentext

• Dateien

• Empfänger

• Download-Bestätigung

• Privatsphärestufe der Zustellung

Dateien-App

Dateizugriff und Verwaltung mit der PIPEFORCE Web-Oberfläche

Sie können über die PIPEFORCE Web-Oberfläche Dateien erstellen, bestehende Dateien bearbeiten, löschen, freigegeben oder bereits geteilte Inhalte weiterleiten. Ihr PIPEFORCE-Administrator hat die Möglichkeit, diese Funktionen zu deaktivieren. Wenn Funktionen bei Ihnen fehlen sollten, kontaktieren Sie Ihren Administrator.

Erstellen und Hochladen von Dateien und Ordnern

Mit der “Dateien”-App können Dateien und Ordner erstellt oder hochgeladen werden. Für die Erstellung von neuen Ordnern und das Hochladen von Dateien, wird die Schaltfläche “Neu”, dargestellt durch ein Plus-Symbol, neben dem Dateipfad verwendet.

Die Schaltfläche Neu bietet folgende Optionen:

• Datei hochladen bedeutet Dateien von Ihrem Computer zu PIPEFORCE hochladen. Dateien können auch per Drag & Drop hochgeladen werden.

• Neuer Ordner erstellt einen neuen Ordner in Ihrem persönlichen Bereich oder innerhalb eines ausgewählten Ordners.

• Neue Textdatei erstellt eine neue Textdatei und fügt die Datei zum aktuellen Ordner hinzu.

Dateien und Ordner auswählen

Es können eine oder mehrere Dateien oder Ordner ausgewählt werden, indem auf die entsprechende Kontrollkästchen geklickt wird. Um alle Dateien im aktuellen Ordner auszuwählen, kann auf das obere Kontrollkästchen an der Dateiliste geklickt werden.

Wenn Sie mehrere Dateien auswählen, können Sie die Auswahl löschen, als ZIP-Datei herunterladen oder verschieben bzw. kopieren. Mit der Auswahl erscheinen die Schaltflächen Verschieben oder Kopieren ,Löschen und Herunterladen, die entsprechend angewendet werden können.

Verschieben von Dateien

Sie können Dateien und Ordner verschieben, indem Sie diese per Drag & Drop in einen anderen Ordner schieben. Alternativ können Sie Dateien und Ordner auch über das Kontext-Menü mit der Schaltfläche Verschieben oder Kopieren, verschieben.

Durch PIPEFORCE navigieren

Die Anzeige der Inhalte eines Ordners in PIPEFORCE erfolgt durch das Klicken auf den jeweiligen Ordner. Um eine Ebene zurückzukehren, kann die Zurück-Taste des Browsers benutzt werden. Für eine schnelle Navigation befindet sich am oberen Rand zusätzlich eine klickbare Navigationsleiste, die den Datei- bzw. Ordnerpfad anzeigt.

Filterfunktion in der Dateiansicht

Die linke Seitenleiste enthält mehrere Filter zum schnellen Sortieren und Verwalten Ihrer Dateien.

• Alle Dateien: Die Standardansicht; Zeigt alle Dateien an, auf die zugegriffen werden kann.

• Neueste: Zeigt die zuletzt erstellten oder geänderten Dateien und Ordner.

• Favoriten: Dateien oder Ordner, die mit dem gelben Stern markiert sind.

• Freigaben: Zeigt die mit Ihnen und von Ihnen geteilten Dateien und Ordner.

  • Mit Ihnen geteilt: Zeigt alle Dateien an, die von anderen Benutzern oder Gruppen mit Ihnen geteilt wurden.

  • Von Ihnen geteilt: Zeigt alle Dateien an, die Sie mit anderen Benutzern oder Gruppen teilen.

  • Geteilt über einen Link: Zeigt alle Dateien an, die von Ihnen öffentlich geteilt werden.

  • Gelöschte Freigaben: Zeigt die von Ihnen gelöschte Freigaben.

• Tags: Öffnet einen Eingabebereich um die verfügbaren Dateien und Ordner nach Tags zu filtern.

Kontext-Menü für die Dateiverwaltung

Wählen Sie das Kontext-Menü einer Datei oder eines Ordners um diese oder diesen zu verwalten.

Über das Kontextmenü haben Sie die Möglichkeit folgende Aktionen durchzuführen:

• Zu den Favoriten hinzufügen

• Details

  • Tags

  • Aktivitäten

  • Kommentare

  • Teilen

  • Versionen

• Umbenennen

• Verschieben oder kopieren

• Herunterladen

• Löschen

Zu den Favoriten hinzufügen

Mit einem Klick auf diese Schaltfläche, werden Inhalte als Favorit markiert. Um markierte Favoriten schnell zu finden, wird die “Favoriten” Filterfunktion in der linken Seitenleiste angeklickt.

Details

Öffnet den Bereich über welchen Tags vergeben, Aktivitäten angezeigt, Kommentare erfasst, Inhalte geteilt und Versionen einer Datei wiederhergestellt werden können.

Dateien mit Tags markieren

Dateien und Ordner können mit Tags markiert werden. Um Tags zu setzen, wird zunächst die Detailansicht geöffnet. Nach einem Klick auf Tags öffnet sich ein Eingabefeld, auf dem ein oder mehrere Markierungen gesetzt werden. Alle Tags sind nach Eingabe systemweit verfügbar.

Aktivitäten

Im Bereich Aktivitäten werden all Veränderungen der ausgewählten Datei oder des ausgewählten Ordners gezeigt. Hierzu gehört das Erstellen, das Verändern und die Freigabe. Neben der Veränderung selbst wird auch gelistet wer die Veränderung durchgeführt hat und zu welchem Zeitpunkt.

Kommentare

In der Detailansicht können Kommentare zu beliebigen Dateien oder Ordnern hinzugefügt und gelesen werden. Die Kommentare sind für jeden sichtbar, der auch Zugriff auf die Datei selbst hat.

Teilen

Es können Dateien oder Ordner mit einer Gruppe und anderen Benutzern geteilt werden. Darüber hinaus können Freigaben an E-Mail Adressen und öffentliche Freigaben über URLs erstellt werden (falls diese vom Administrator freigegeben sind). Um eine Freigabe aufzuheben genügt ein Klick auf die Schaltfläche Freigabe aufheben.

Wenn die automatische Wortvervollständigung für den Benutzernamen aktiviert ist, wird mit der Eingabe eines Benutzernamens oder des Gruppennamens das Wort automatisch vervollständigt.

Freigaben an User und Gruppen

Bei der Freigabe einer Datei an einen User oder eine Gruppe gibt es fünf Freigabe-Optionen:

• Kann bearbeiten: Erlaubt die Bearbeitung der Inhalte

• Kann weiterleiten: Erlaubt das Weiterleiten der Freigabe

• Ein Ablaufdatum setzen: Beendet die Freigabe zu einem definierten Termin

• Notiz an Empfänger: Ermöglicht die Eingabe einer Notiz an den Empfänger

• Freigabe aufheben: Beendet die Freigabe an den User oder die Gruppe

Bei der Freigabe eines Ordners an einen User oder eine Gruppe gibt es acht Freigabe-Optionen:

• Kann bearbeiten: Erlaubt die Bearbeitung der Inhalte

• Kann weiterleiten: Erlaubt das Weiterleiten der Freigabe

• Kann erstellen: Erlaubt dem Empfänger innerhalb des freigegebenen Ordners Inhalte zu erstellen

• Kann ändern: Erlaubt das Ändern von bestehenden Inhalten

• Kann löschen: Erlaubt das Löschen von Dateien

• Ein Ablaufdatum setzen: Beendet die Freigabe zu einem definierten Termin

• Notiz an Empfänger: Ermöglicht die Eingabe einer Notiz an den Empfänger

• Freigabe aufheben: Beendet die Freigabe an den User oder die Gruppe

Freigaben an eine E-Mail Adresse

Bei der Freigabe einer Datei an eine Email-Adresse, gibt es fünf Freigabe-Optionen:

• Kann bearbeiten: Erlaubt die Bearbeitung der Inhalte

• Passwortschutz: Ermöglicht die Eingabe eines Passwortes ohne welches der Empfänger nicht auf die Datei zugreifen kann.

• Ein Ablaufdatum setzen: Beendet die Freigabe zu einem definierten Termin

• Notiz an Empfänger: Ermöglicht die Eingabe einer Notiz an den Empfänger

• Freigabe aufheben: Beendet die Freigabe an den User oder die Gruppe

Bei der Freigabe eines Ordners an eine Email-Adresse, gibt es sechs Freigabe-Optionen:

• Kann bearbeiten: Erlaubt die Bearbeitung der Inhalte

• Dateien ablegen (nur hochladen): Erlaubt dem Empfänger nur den Upload von Dokumenten in den freigegebenen Ordner.

• Passwortschutz: Ermöglicht die Eingabe eines Passwortes ohne welches der Empfänger nicht auf die Datei zugreifen kann.

• Ein Ablaufdatum setzen: Beendet die Freigabe zu einem definierten Termin

• Notiz an Empfänger: Ermöglicht die Eingabe einer Notiz an den Empfänger

• Freigabe aufheben: Beendet die Freigabe an den User oder die Gruppe

Freigaben über eine URL

Bei der Freigabe einer Datei über eine URL (Link), gibt es sechs Freigabe-Optionen:

• Bearbeitung erlauben: Erlaubt die Bearbeitung der Inhalte

• Download verbergen: Verbirgt die Download-Funktion beim Zugriff des Empfängers auf die Datei

• Passwortschutz: Ermöglicht die Eingabe eines Passwortes ohne welches der Empfänger nicht auf die Datei zugreifen kann.

• Ein Ablaufdatum setzen: Beendet die Freigabe zu einem definierten Termin

• Notiz an Empfänger: Ermöglicht die Eingabe einer Notiz an den Empfänger

• Freigabe aufheben: Beendet die Freigabe an den User oder die Gruppe

Bei der Freigabe eines Ordners über eine URL (Link), gibt es acht Freigabe-Optionen:

• Schreibgeschützt: Gibt lediglich Sichtrechte an den Empfänger frei

• Hochladen und Bearbeiten erlauben: Ermöglicht das Hochladen und die Bearbeitung bestehender Inhalte

• Dateien ablegen (nur Hochladen): Ermöglich nur das Hochladen von Inhalten.

• Download verbergen: Verbirgt die Download-Funktion beim Zugriff des Empfängers auf die Datei

• Passwortschutz: Ermöglicht die Eingabe eines Passwortes ohne welches der Empfänger nicht auf die Datei zugreifen kann.

• Ein Ablaufdatum setzen: Beendet die Freigabe zu einem definierten Termin

• Notiz an Empfänger: Ermöglicht die Eingabe einer Notiz an den Empfänger

• Freigabe aufheben: Beendet die Freigabe an den User oder die Gruppe

Versionen

Zeigt die bisherigen Bearbeitungsstände / Versionen einer Datei und ermöglicht die Wiederherstellung alter Versionsstände.

Aktivitäten App

Über die Aktivitäten App haben Sie die Möglichkeit alle Aktivitäten, in Verbindung mit Ihren Ordnern und Dateien, nachzuvollziehen. Hierbei werden standardmäßig Ihre eigenen Aktivitäten gelistet, sowie die Aktivitäten anderer User in von Ihnen freigegebenen Ordnern und Dateien.

Filterfunktionen in der Aktivitäten-App

Um die verschiedenen Aktivitäten geordnet anzuzeigen, stehen in der linken Seitenleiste der Aktivitäten-App verschiedene Filtermöglichkeiten zur Verfügung. Mit diesen Filterfunktionen können beispielsweise die von Ihnen erstellten und geteilten Inhalte, mit Ihnen geteilte Inhalte oder auch Änderungen an Dateien und Ordnern angezeigt werden.

Einstellungen der angezeigten und gesendeten Aktivitäten

Über den Bereich Aktivitäten in Ihren persönlichen Einstellungen, können die angezeigten Aktivitäten eingeschränkt werden. Aktivieren bzw. deaktivieren Sie hierfür einfach die jeweiligen Checkboxen in der Spalte “Stream”. Über die Checkboxen in der Spalte “E-Mail” kann definiert werden, für welche Aktivitäten im System eine Benachrichtigung an Ihre E-Mail Adresse gesendet werden soll. Des Weiteren haben Sie die Möglichkeit zu definieren in welchem Turnus die Benachrichtigungen versendet werden.

Administratoren Bereich

Als Administrator haben Sie die Möglichkeit, neben den persönlichen Einstellungen, weitere Einstellungen im System vorzunehmen. Diese beziehen sich auf die Benutzerverwaltung und auf zentrale Einstellungen im Bereich System-Verwaltung.

Benutzerverwaltung

Im Bereich der Benutzerverwaltung können Sie als Administrator neue Benutzer anlegen, den verfügbaren Speicher pro Benutzer festlegen und die Benutzer verschiedenen Gruppen zuordnen.

Benutzer anlegen

Für die Anlage eines neuen Benutzerkontos öffnen Sie den Bereich “Benutzer” über das Menü in der rechten Ecke in Ihrer oberen Task-Leiste. Im Anschluss kann über die Schaltfläche + Neuer Benutzer eine neuer Benutzer angelegt werden. Geben Sie hierfür in die jeweiligen Felder Benutzername, Anzeigename, Passwort, E-Mail Adresse, Gruppe und Speicherkontingent ein.

Nach Bestätigung der Eingabe ist der neue Benutzer im System erfasst und der neue Benutzer bekommt automatisch eine E-Mail Benachrichtigung mit den für den Login relevanten Informationen. Hiervon ausgenommen ist das Passwort für den Login. Dieses sollten Sie dem Benutzer über eine gesonderte Nachricht übermitteln.

Benutzer einer Gruppe zuordnen

Ein neuer Benutzer muss bei der Anlage mindestens einer der drei Standardgruppen (Internal, External, Recipients) zugeordnet werden. Die einzelnen Gruppen unterscheiden sich hierbei hinsichtlich Ihrer verfügbaren Sichten und Funktionen im System.

Internal:

External:

Recipients:

System-Verwaltung

Alle Einstellungen im Bereich System Verwaltung können vom Administrator über das Support-Team beauftragt werden. Wenden Sie sich hierzu an support@logabit.com und nennen Sie uns die gewünschte Systemkonfiguration.

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Sicherheit

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Aktivität

Registrierung