PIPEFORCE bietet mit dem Modul “Workflow” ein leistungsfähiges Tool um Workflows zu erstellen und auszuführen. Die Workflows können vollautomatisierte Prozessketten über verschiedene Systeme abbilden sowie auch Prozesse mit manuellem Input der beteiligten User (wie zbspw. B. Review- und ApprovalprozesseApproval-Prozesse) abbilden.
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Für den Einsatz des Workflow Modul Moduls ist eine gesonderte Lizenz notwendig. Sofern Sie noch keine haben, können Sie diese über unseren Vertrieb erwerben: sales@logabit.com. |
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Workflow starten
Ein Workflow kann auf drei Arten gestartet werden:
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Durch Auswahl einer Kachel öffnet sich ein Formular, über welches ein der Prozess manuell gestartet werden kannwird.
Workflow-Aufgaben ausführen
Nachdem ein Workflow gestartet wurde , werden all alle User per E-Mail , über aktive ihre aktiven Aufgaben im Prozess benachrichtigt. Über die jeweilige E-Mail öffnet der User beispielsweise ein Formular oder ein Dokument, in welchem er seinen Input vermerken eingeben kann. Nach der Ausführung einer Aufgabe, wird diese für den User entweder automatisch geschlossen oder sie muss vom User manuell bestätigt werden, bevor sie geschlossen wird.
Eine Übersicht aller aktiven Aufgaben, erhält ein User über den Bereich “Aufgaben”, welchen er über die linke Navigationsleiste im User-Portal erreicht.
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Als Standardeinstellung erhält jeder User ein Sichtrecht auf alle aktiven Aufgaben im System. Diese Sicht erhält der User, sobald er den Bereich “Aufgaben” öffnet und in der linken Navigationsleiste “All Tasks” auswählt.
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Aufgaben filtern
Um neue Filter für die Anzeige der jeweiligen Aufgaben anzulegen, steht die Funktion “Create a filter” zur Verfügung. Mit dieser Funktion definiert der User vier Parameter für einen neuen Filter.
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General
Im Bereich “General” wird der Name und die Beschreibung des Filters angegeben.
Criteria
Im Bereich “Criteria” wird definiert welche Filterkriterien auf die Anzeige der Aufgaben angewendet werden.
Permission
Über den den Bereich “Permission” wird angegeben, für welche User oder User-Gruppen der Filter zur Verfügung stehen soll.
Variables
Die Eingaben im Bereich “Variables” definieren, welche Informationen zu einer Aufgabe in der Auswahlliste angezeigt werden.
Beispiel für häufig verwendete Filter - my Task
Ein häufig verwendeter Filter ist die Anzeige aller offenen Aufgaben für den angemeldeten User. Diesen Filter kann z.B. der Administrator zentral für alle User erstellen und diesen anzeigen. Die nötigen Eingaben für den Filter sind:
General
Name: z.B. My Tasks
Description: z.B. Filter zeigt alle aktiven Aufgaben für den angemeldeten User
Criteria:
Key: Assignee*
Value: ${currentUser()}
Permission:
z.B. Accessible by all User
Die Filtereinstellung kann von allen Usern verwendet werden.
Variables
Name: pipe_headers_invoiceFileName
Lable: Invoice No.
Eingaben um zusätzlich zum Prozess z.B. auch den Dateinamen einer angehängten Datei zum Prozess anzuzeigen.