Einfühung

PIPEFORCE bietet mit dem Outlook Add-In eine komfortable Integration in Ihre gewohnte Office-Umgebung für noch produktiveres. Sie können mit dieser Erweiterung auf einfache Weise sehr große Dateien oder Nachrichten verschlüsselt versenden, ohne Ihre Office-Arbeitsumgebung zu verlassen.

Outlook Add-In installieren

Für die Installation des Outlook Add-Ins stehen zwei unterschiedliche Installationen zur Verfügung. Wählen Sie diejenige für Sie passende aus unladen Sie diese herunter:

All-In-One Installer

Diese Variante ist in den meisten Fällen, die richtige Wahl. Er sorgt dafür, dass alle Abhängigkeiten automatisch installiert werden, die für den “Out-of-the-box-Einsatz” des Add-Ins notwendig sind. Wählen Sie diese Datei, wenn Sie das Add-In auf gewöhnliche Weise auf Ihrem Arbeitsplatz PC mit Windows-Betriebssystem installieren möchten.

MSI Installer

Sofern Sie das Add-In ein einem Unternehmens-Netzwerk automatisch an die Arbeitsplatz-PCs verteilen möchten, können Sie diese MSI-Variante herunter laden. Die jeweiligen Abhängigkeiten müssen vorab bereits auf den PCs installiert sein. Diese sind:

• Microsoft .NET Framework 4.6.2 oder höher

• Microsoft Visual Studio Tools Tools for Office Runtime 2010 oder höher

Die entsprechende MSI-Datei können Sie hier herunter laden:

Nach dem Öffnen der Datei startet ein Installationsassistent mit welchem das Add-In mit wenigen Klicks installiert werden kann.

Nach der erfolgreichen Durchführung der Installation und dem Neustart von Outlook, können die zusätzlichen Funktionen für den sicheren Versand von großen Dateien in Outlook verwendet werden. Eine erfolgreiche Installation erkennen Sie an den neuen Schaltflächen unter dem Menüpunkt “Nachricht” beim Verfassen einer neuen E-Mail.

Sollten Sie die neuen Schaltfläche nicht sehen, vergewissern Sie sich über das Benutzermenü Datei - Optionen - Add-Ins, dass das “LOGABIT Pipeforce Outlook Add-In” bei den Aktiven Anwendungs-Add-Ins gelistet ist. Sollte das Add-In bei “Inaktive” oder “Deaktivierte Anwendungs-Add-Ins” gelistet sein, aktivieren Sie dieses für die Verwendung.

Zur Verwendung der PIPEFORCE Funktionen stehen nach der erfolgreichen Installation und Aktivierung des Add-Ins drei neue Schaltflächen zur Verfügung: Send Secure, Attach Big File, Open Setting. Die Schaltflächen befinden sich in der linken oberen Ecke unter dem Menüpunkt “Nachricht”.

PIPEFORCE User-Account verbinden

Um das Outlook Add-In zu verwenden, muss dieses zunächst mit Ihrem PIPEFORCE User Account verknüpft werden. Sollten Sie noch keinen User-Account besitzen, wenden Sie sich an Ihren Administrator oder erstellen Sie sich, über die Self Registration Funktion, einen Account auf Ihrer Instanz.

Die Verknüpfung des Outlook Add-In mit Ihrem persönlichen Account erfolgt über die Schaltfläche Open Settings . Im Bereich Settings befindet sich eine Eingabemaske für die Erfassung Ihrer User-Account Informationen.

Geben Sie hier Ihren Usernamen, Ihr Passwort und Ihren Host ([…].pipeforce.org) ein und bestätigen Sie Ihre Eingabe mit “Save”.

Optionen im Bereich Settings

Neben der Verknüpfung mit Ihrem Account, gibt es im Bereich Settings die Möglichkeit zur Konfiguration des “Default Privacy Level” sowie der Definition einer “Maximum attachment size” und der Anzeige einer “Attachment list”.

Default Privacy Level

Mit dem “Default Privacy Level” wird definiert, mit welcher Privatsphärestufe eine mit PIPEFORCE gesendete Nachricht standardmäßig verschickt werden soll. Durch die Checkbox “Show privacy levels on send” wird vorgegeben, ob die voreingestellte Privatsphärestufe ohne Rückfrage verwendet oder diese beim Versand einer Nachricht nochmal bestätigt werden soll.

Maximum attachment size

Mit der “Maximum attachment size” wird definiert bis zu welcher Dateigröße eine E-Mail mit einem Standard-Anhang versendet werden kann. Übersteigt die Größe einer angehängten Datei diesen Wert, wird der User automatisch gefragt, ob er die Datei über PIPEFORCE versenden möchte - auch wenn diese über die Outlook Standard Funktion “Datei anfügen” hinzugefügt wurde.

Show attachment list

Wird die Checkbox für “Show attachment list” aktiviert, so wird beim Verfassen einer E-Mail standardmäßig im unteren Textbereich eine “PIPEFORCE-Attachments” Box angezeigt. In dieser Box sind alle Dateien aufgelistet welche über die PIPEFORCE Funktion “Attach Big File” angehängt wurden und in Form eines Download-Links mit der Nachricht verschickt werden.

Große Dateien versend

Attach Big File Funktion

Um eine oder mehrere große Dateien mit einer E-Mail aus Outlook zu versenden, steht die Schaltfläche Attach Big File zur Verfügung. Hiermit können Dateien bis zu mehreren Gigabyte Größe an eine E-Mail angehängt und mit dieser versendet werden. Durch einen Klick auf die Schaltfläche öffnet sich die Dateiauswahl über welche eine oder mehrere Dateien ausgewählt werden können. Mit der Bestätigung der Auswahl erscheint im Eingabefeld der E-Mail eine “Attachment Link Box” in welcher alle angehängten Dateien gelistet werden. Darüber hinaus wird im unteren Bereich des E-Mail-Eingabefensters eine “PIPEFORCE - Attachment” Liste eingeblendet, in welcher der Namen und die Größe all Dateien gelistet wird.

Der Versand der Nachricht (inklusive Datei-Download-Links) kann über die PIPEFORCE Schaltfläche Send Secure oder über die Outlook Standard-Schaltfläche Senden erfolgen.

PIPEFORCE - Attachments Liste

Die “PIPEFORCE Attachments” Liste zeigt alle über einen Download-Link an die E-Mail angehängten Dateien mit Ihrem Namen, der jeweilige Dateigröße und die Gesamtgröße aller angehängten Dateien. Darüber hinaus wird der Status der Dateien (Upload in %) angezeigt.

Einzelne Dateien der Liste können über eine Auswahl und Rechtsklick - Delete aus der Liste gelöscht werden. Auch die gesamte Attachment Liste kann entfernt werden. Dies führt jedoch nicht dazu, dass auch die angehängten Links gelöscht werden.

Durch Rechtsklick im E-Mail Eingabebereich und die Auswahl von PIPEFORCE - Show Attachments List, wird die Liste wieder eingeblendet.

Im linken Bereich der Attachments Box befindet sich ein “File Drop Feld”. Über dieses Feld können Dateien per Drag & Drop oder über einen Klick auf die Beschriftung des Feldes, direkt eingefügt werden.

Attachment Link Box

Die “Attachment Link Box” zeigt alle an die E-Mail angehängten Links so wie diese auch für den Empfänger angezeigt werden. Wird die Box gelöscht, so kann sie über Rechtsklick im E-Mail Eingabebereich und die Auswahl von PIPEFORCE - Show Link Box wieder eingeblendet werden.

Senden mit Privatsphärestufen

Send Secure Funktion

Beim Versand einer jeden E-Mail kann über die Schaltfläche Send Secure eine Privatsphärestufe ausgewählt werden, mit welcher die E-Mail versendet werden soll.

Bei Auswahl der Privatsphärestufe 1 oder 2 wird jede Datei, welche an die E-Mail angehängt wurde, durch einen Download-Link ersetzt. Dabei ist es nicht entscheidend, ob die jeweilige Datei über die Outlook Standard Funktion Datei anfügen oder über die PIPEFORCE Funktion Attach Big File angehängt wurde.

Privacy Level 1 - Recipient needs to know secure Link

Beim Versand einer E-Mail mit Privatsphärestufe 1 erhält der Empfänger die jeweilige E-Mail mit dem eingegebenen Text und einer Attachment Link Box, in welcher alle Anhänge mit Name, Format und Dateigröße gelistet sind.

Durch einen Klick auf eine der Dateien in der Attachment Link Box und der Eingabe seiner E-Mail Adresse, kann der Empfänger die Datei direkt und ohne eine weitere Authentifizierung downloaden.

Privacy Level 2 - Additionally: Recipient needs to login

Beim Versand einer E-Mail mit Privatsphärestufe 2 erhält der Empfänger die jeweilige E-Mail mit dem eingegebenen Text und einer Attachment Link Box, in welcher alle Anhänge mit Name, Format und Dateigröße gelistet sind.

Durch einen Klick auf eine der Dateien und der Eingabe seiner E-Mail Adresse, kann der Empfänger nicht direkt die Datei downloaden. Bevor er Zugriff auf die Datei erhält muss er sich mit seinem Benutzernamen und seinem Passwort bei PIPEFORCE anmelden. Erhält der Empfänger zum ersten Mal eine Zustellung mit der Privatsphärestufe 2 und hat keinen User-Account, so wird automatisch ein Account für Ihn angelegt, für welchen er sich einmalig authentifizieren muss.