Als Administrator haben Sie die Möglichkeit, neben den persönlichen Einstellungen weitere Einstellungen im System vorzunehmen. Diese beziehen sich auf die Benutzerverwaltung und auf zentrale Einstellungen im Bereich System-Verwaltung.
Benutzerverwaltung
Im Bereich der Benutzerverwaltung können Sie als Administrator neue Benutzer anlegen, den verfügbaren Speicher pro Benutzer festlegen, den genutzten Speicher pro Benutzer einsehen und die Benutzer verschiedenen Gruppen zuordnen.
Benutzer anlegen
Für die Anlage eines neuen Benutzerkontos öffnen Sie den Bereich “Benutzer” über das Menü in der rechten Ecke der oberen Taskleiste. Im Anschluss kann über die Schaltfläche + Neuer Benutzer ein neuer Benutzer angelegt werden. Geben Sie hierfür in die jeweiligen Felder Benutzername, Anzeigename, Passwort, E-Mail-Adresse, Gruppe und Speicherkontingent ein.
Bitte beachten Sie, dass innerhalb des Benutzernamens kein Leerzeichen verwendet werden darf.
Nach Bestätigung der Eingabe ist der neue Benutzer im System erfasst und bekommt automatisch eine E-Mail-Benachrichtigung mit den für den Login relevanten Informationen. Hiervon ausgenommen ist das Passwort für den Login.
Genutzter Speicher pro User einsehen
Im Bereich Benutzerverwaltung können Sie auch den von einem User genutzten Speicherplatz überprüfen. Führen Sie hierfür den Mauszeiger über das Feld Speicherkontingent des jeweiligen Users.
Benutzer einer Gruppe zuordnen
Ein neuer Benutzer muss bei der Anlage mindestens einer der drei Standardgruppen (Internal, External, Recipients) zugeordnet werden. Die einzelnen Gruppen unterscheiden sich hierbei hinsichtlich Ihrer verfügbaren Sichten und Funktionen im System.
Employee (geeignet für interne Mitarbeiter): Der User hat vollen Zugriff auf die vom Administrator freigegebenen Funktion bei den Applikationen “Dateien”, “Transfer” und “Aktivitäten”. Hierzu gehören insbesondere der Upload von Dokumenten, der Transfer und die Freigabe an Externe.
Guest (geeignet für externe Partner und Kunden): Der User kann für Ihn freigegebne Inhalte im Bereich “Dateien” sehen, Informationen in freigegebene Ordner einstellen und Transfers erhalten. Neben den freigegebenen Ordnern kann er keine Inhalte teilen. Datei-Transfers können nicht durchgeführt werden.
Recipients (geeignet für externe Partner und Kunden): Der User kann Datei-Transfers und Freigaben erhalten. Er kann jedoch nicht selbst Datei-Transfers durchführen. Empfänger eines Transfers mit Privatsphärestufe 2 werden standardmäßig zu dieser Gruppe zugeordnet. Die Gruppenzugehörigkeit kann vom Administrator jederzeit geändert oder erweitert werden.
System-Verwaltung
Alle Einstellungen im Bereich System-Verwaltung können vom Administrator über das PIPEFORCE Support-Team beauftragt werden. Wenden Sie sich hierzu an support@logabit.com und nennen Sie uns die gewünschte Systemkonfiguration.
Teilen
Nachfolgend erhalten Sie eine Übersicht der im System definierten Standardeinstellungen für das Teilen von Informationen. Alle Voreinstellungen können auf Ihren Wunsch angepasst werden.
Design
Sie können für Ihren PIPEFORCE Account ein eigenes Design wählen. Hierbei können Sie die folgenden Elemente individuell auf Ihre Bedürfnisse anpassen:
Hintergrundbild für den Login Bereich
Ihr Logo für den Login Bereich und die per E-Mail versendeten Benachrichtigungen
Ihr Logo im Kopfbereich der Weboberfläche und der Mobile App
Primäre Farbgebung für Ihre Weboberfläche
Aktivität
In der nachfolgenden Übersicht finden sich die Standardeinstellungen für die Benachrichtigung aller User bei Aktivitäten im System. Diese Liste kann individuell auf Ihre Bedürfnisse angepasst werden. Der einzelne Benutzer hat trotzdem weiterhin die Möglichkeit, die vorgegebene Standardkonfiguration nach seinen Bedürfnissen anzupassen.
Registrierung
Als Administrator können Sie auch definieren, zu welcher Benutzergruppe ein neuer Benutzer nach seiner selbständigen Registrierung im System (z.B. nach dem Erhalt eines Transfers mit Sicherheitsstufe 2) gehören soll. Standardmäßig werden alle neuen User der Gruppe Recipient zugeordnet.
Darüber hinaus kann konfiguriert werden, welche Mail Domains grundsätzlich für eine Registrierung zugelassen werden.
System (Data) Ordner
Alle User in der Gruppe “Administrator (Standard)” haben Zugriff auf einen zentralen System (Data) Ordner mit einer Übersicht zu den Dateien aller User. Über den Ordner können sowohl die Ordnerstruktur als auch die entsprechenden Dateien innerhalb der Struktur eingesehen werden.