Persönliche Account Administration für User
Jeder User hat die Möglichkeit seinen eigenen Account zu verwalten und seine persönlichen Einstellungen und Daten anzupassen.
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Zur Anpassung Ihrer persönlichen Daten haben können Sie zwei Möglichkeiten. Falls Sie das PIPEFORCE Portal nutzen, wählen . Wählen sie hierfür den Bereich “Mein Profil” aus dem Header-Menü des Portals.
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In diesem Bereich haben Sie die Möglichkeit Ihre E-Mail Adresse, Ihren Namen und Ihr Passwort zu ändern. Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit eine 2-Faktor Authentifizierung für Ihren User-Account einzurichten.Falls Sie nicht das PIPEFORCE Portal nutzen, ändern Sie Ihre Benutzerdaten über den Bereich den Bereich “Einstellungen” im Header-Menü.
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Einrichtung 2-Faktor Authentifizierung
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Nachdem Sie die Mehrfachauthentifizierung aktiviert haben, erfolgt jede Anmeldung bei PIPEFORCE über Ihr Passwort und den zusätzlich generierten Code in Ihrer Google Authenticator App.
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Öffnen Sie dafür bei der Anmeldung bei PIPEFORCE Ihre App auf dem Smartphone und geben Sie den dargestellten Code ein. Bitte beachten Sie, dass sich dieser Code alle 30 Sekunden ändert. Wenn Sie es nicht schaffen den Code rechtzeitig einzugeben, nutzen Sie einfach den nächsten generierten Code.
Passwort zurück setzen
Um Ihr Passwort zurückzusetzen nutzen Sie die “Passwort vergessen” Funktion in Ihrem Login-Bereich.
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Klicken Sie auf den Befehl “Passwort vergessen”
Sie erhalten einen Link per E-Mail über welchen Sie das Passwort zurücksetzen können. Bitte prüfen Sie Ihre “Spam” und “Junk-Mail” Ordner, falls Sie nicht innerhalb weniger Minuten eine E-Mail erhalten
Authenticator Setup is showing - there you need to copy the QR code again to reconfigure 2 factor authentification. Attention: Google Authenticator App will ask you to overwrite your former configuration. You need to confirm it.
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Falls Sie zuvor die 2-Faktor Authentifizierung aktiviert haben, werden Sie während des Vorgangs dazu aufgefordert die 2-Faktor Authentifizierung zu aktualisieren. Folgen Sie dafür den Anweisungen am Bildschirm.
Nach der Aktualisierung können Sie in Ihrer Authenticator-App und in Ihrem Benutzerprofil die Details der “alten” Authentifizierung überschreiben oder löschen.
Account Administration für Administratoren
Als Administrator haben Sie die Möglichkeit, neben den persönlichen Einstellungen weitere Einstellungen im System vorzunehmen. Diese beziehen sich auf die Benutzerverwaltung und auf zentrale Einstellungen im Bereich System-Verwaltung.
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Benutzer- und Gruppenverwaltung
Im Bereich der Benutzerverwaltung Benutzer- und Gruppenverwaltung können Sie als Administrator neue Benutzer anlegen, den verfügbaren Speicher pro Benutzer festlegen, den genutzten Speicher pro Benutzer einsehen verschiedene Gruppen anlegen und die Benutzer verschiedenen den jeweiligen Gruppen zuordnen.
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Die Benutzerverwaltung erreichen Sie über das Portal und die Auswahl des Service “IAM” im linken Service-Menü.
User anlegen
Für die Anlage eines neuen Benutzerkontos öffnen Sie den Bereich “Benutzer” über das Menü in der rechten Ecke der oberen Taskleiste. Im Anschluss kann über die Schaltfläche + Neuer Benutzer ein neuer Benutzer angelegt werden. Geben Sie hierfür in die jeweiligen Felder Benutzername, Anzeigename, Passwort, E-Mail-Adresse, Gruppe und Speicherkontingent ein.
Bitte beachten Sie, dass innerhalb des Benutzernamens kein Leerzeichen verwendet werden darf.
Nach Bestätigung der Eingabe ist der neue Benutzer im System erfasst und bekommt automatisch eine E-Mail-Benachrichtigung mit den für den Login relevanten Informationen. Hiervon ausgenommen ist das Passwort für den Login.
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Genutzter Speicher pro User einsehen
Im Bereich Benutzerverwaltung können Sie auch den von einem User genutzten Speicherplatz überprüfen. Führen Sie hierfür den Mauszeiger über das Feld Speicherkontingent des jeweiligen Users.
Benutzer einer Gruppe zuordnen
Ein neuer Benutzer muss bei der Anlage mindestens einer der drei Standardgruppen (Internal, External, Recipients) zugeordnet werden. Die einzelnen Gruppen unterscheiden sich hierbei hinsichtlich Ihrer verfügbaren Sichten und Funktionen im SystemUsers wählen Sie in IAM die Schaltfläche “Users” aus dem linken Menüfeld und im Anschluss auf “Add user” im rechten Bereich.
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In der folgenden Übersicht haben Sie die Möglichkeit die Daten des Benutzers einzugeben. Bitte verwenden Sie bei der Eingabe des “Username” keine Leerzeichen oder Sonderzeichen.
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Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit folgende Einstellungen vorzunehmen:
User Enabled
Deaktivieren Sie diese Schaltfläche wenn Sie den User zunächst Sperren möchten. Sie können diese Sperre später jederzeit wieder aufheben.
Email Verified
Aktivieren Sie diese Schaltfläche wenn Sie vorab die E-Mail Adresse des Users überprüft haben. Falls Sie die Schaltfläche deaktiviert lassen, muss der User vor der ersten Anmeldung seine E-Mail Adresse verifizieren.
Required User Actions
Über dieses Dropdown-Menü definieren Sie welche Aktivitäten der User durchführen muss bevor er sich zum ersten Mal im System anmelden kann. Nach der Bestätigung der Eingaben mit “Save” wird der neue User im System angelegt.
Attributes
Über den Bereich “Attributes” kann für einen User der verfügbare Gesamtspeicher für Upload und Transfer von Dateien begrenzt werden. Als Standardwert hat jeder User zunächst unbegrenzt Speicher zur Verfügung. Um diesen zu begrenzen können im Bereich “Attributes” die folgenden Werte vergeben werden:
Key | Value | Ergebnis |
|---|---|---|
drivequota | 0 GB | Speicherbegrenzung auf 0 GB (User hat keine Möglichkeit eigene Ordner zu erstellen und Dateien in diese hochzuladen, er kann nur in Ordnern arbeiten die für ihn von anderen Usern freigegeben sind) |
drivequota | 1 GB | Speicherbegrenzung auf 1 GB |
drivequota | 2 GB | Speicherbegrenzung auf 2 GB |
drivequota | 5 GB | Speicherbegrenzung auf 5 GB |
drivequota | 10 GB | Speicherbegrenzung auf 10 GB |
drivequota | 20 GB | Speicherbegrenzung auf 20 GB |
drivequota | 50 GB | Speicherbegrenzung auf 50 GB |
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Credentials
Im nächsten Schritt können Sie über den Tab “Credentials” die sicherheitsrelevanten Einstellungen für den neuen User vornehmen.
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In diesem Bereich ist es möglich ein initiales Passwort für den User anzulegen, mit welchem er sich über Ihren zentralen Login-Bereich anmelden kann.
Reset Actions
Über dieses Drop-Down Menü können Sie die erforderlichen Aktivitäten für die nächste Anmeldung des Users im System definieren. Dies kann die erstmalige Anmeldung sein aber auch eine neue Anmeldung zu einem späteren Zeitpunkt.
Falls Sie kein initiales Passwort für den User anlegen und mit diesem teilen möchten, können Sie die Eingabe eines Passworts im oberen Bereich auch überspringen und bei den “Reset Actions” die Aktivität “Update Password” auswählen und im Anschluss die Schaltfläche “Send Email” klicken. Es wird dann eine E-Mail an den User gesendet über welche er sein Passwort selbständig festlegen kann.
Gruppe zuordnen
Über den Bereich “Groups” können Sie dem User ein spezifischen Gruppe zuordnen.
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In Ihrer Darstellung werden alle Standardgruppen angezeigt, welche für Ihren Account freigegeben sind. Diese können neben den oben gelisteten Standardgruppen auch weitere Gruppen enthalten, welche einen Bezug zu Ihren Workflows oder auch Demo-Workflows haben. Durch die Auswahl der Gruppen definieren Sie die Rechte des jeweiligen Users in Bezug auf seine Sichten und die verfügbaren Funktionen. Bitte beachten Sie dass ein neuer User immer mindestens einer Gruppe zugeordnet werden sollte.
Administrator (geeignet für Systemadministratoren): Der User hat Zugriff auf alle Systemfunktionen inklusive der gesamt Nutzer- und Gruppenverwaltung.
Employee (geeignet für interne Mitarbeiter): Der User hat vollen Zugriff auf die vom Administrator freigegebenen Funktion bei den Applikationen “Dateien” , und “Transfer” und “Aktivitäten”. Hierzu gehören insbesondere der Upload von Dokumenten, der Transfer und die Freigabe an Externe.
Guest (geeignet für externe Partner und Kunden): Der User kann für Ihn freigegebne ihn freigegebene Inhalte im Bereich “Dateien” sehen, Informationen in freigegebene Ordner einstellen und Transfers erhalten. Neben den freigegebenen Ordnern kann er keine Inhalte teilen. Datei-Transfers können nicht durchgeführt werden.
Recipients (geeignet für externe Partner und Kunden): Der User kann nicht auf das Portal oder den Datenraum zugreifen, er kann jedoch Datei-Transfers und Freigaben erhalten. Er kann jedoch nicht selbst Datei-Transfers durchführen. Empfänger eines Transfers mit Privatsphärestufe 2 und 3 werden standardmäßig zu dieser Gruppe zugeordnet. Die Gruppenzugehörigkeit kann vom Administrator jederzeit geändert oder erweitert werden.
Gruppen anlegen
Über die Schaltfläche “Groups” im linken Menüband gelangen Sie in die Gruppenverwaltung.
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In der Gruppenverwaltung haben Sie die Möglichkeit alle aktuell verfügbaren Gruppen zu sehen, zu bearbeiten und neue Gruppen anzulegen. Bitte beachten Sie, dass die Einstellungen der Standardgruppen nicht geändert werden sollten. Für die Anlage von neuen Gruppen und die Vergabe der jeweiligen Rechte, wenden Sie sich bitte an support@logabit.com. Für die erstmalige Anlage neuer Gruppen, geben wir Ihnen gerne eine gesonderte Einführung und entsprechende Unterlagen.
System-Verwaltung
Alle Einstellungen im Bereich System-Verwaltung können vom Administrator über das PIPEFORCE Support-Team beauftragt werden. Wenden Sie sich hierzu an support@logabit.com und nennen Sie uns die gewünschte Systemkonfiguration.
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