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Im Bereich der Benutzer- und Gruppenverwaltung können Sie als Administrator neue Benutzer anlegen, den verfügbaren Speicher pro Benutzer festlegen, verschiedene Gruppen anlegen und die Benutzer den jeweiligen Gruppen zuordnen. Die Benutzerverwaltung erreichen Sie über das Portal und die Auswahl des Service “IAM” im linken Service-Menü.
User anlegen
Für die Anlage eines neuen Users wählen Sie in IAM die Schaltfläche “Users” aus dem linken Menüfeld und im Anschluss auf “Add user” im rechten Bereich.
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In der folgenden Übersicht haben Sie die Möglichkeit die Daten des Benutzers einzugeben. Bitte verwenden Sie bei der Eingabe des “Username” keine Leerzeichen oder Sonderzeichen.
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Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit folgende Einstellungen vorzunehmen:
User Enabled
Deaktivieren Sie diese Schaltfläche wenn Sie den User zunächst Sperren möchten. Sie können diese Sperre später jederzeit wieder aufheben.
Email Verified
Aktivieren Sie diese Schaltfläche wenn Sie vorab die E-Mail Adresse des Users überprüft haben. Falls Sie die Schaltfläche deaktiviert lassen, muss der User vor der ersten Anmeldung seine E-Mail Adresse verifizieren.
Required User Actions
Über dieses Dropdown-Menü definieren Sie welche Aktivitäten der User durchführen muss bevor er sich zum ersten Mal im System anmelden kann. Nach der Bestätigung der Eingaben mit “Save” wird der neue User im System angelegt.
Credentials
Im nächsten Schritt können Sie über den Tab “Credentials” die sicherheitsrelevanten Einstellungen für den neuen User vornehmen.
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In diesem Bereich ist es möglich ein initiales Passwort für den User anzulegen, mit welchem er sich über Ihren zentralen Login-Bereich anmelden kann.
Reset Actions
Über dieses Drop-Down Menü können Sie die erforderlichen Aktivitäten für die nächste Anmeldung des Users im System definieren. Dies kann die erstmalige Anmeldung sein aber auch eine neue Anmeldung zu einem späteren Zeitpunkt.
Falls Sie kein initiales Passwort für den User anlegen und mit diesem teilen möchten, können Sie die Eingabe eines Passworts im oberen Bereich auch überspringen und bei den “Reset Actions” die Aktivität “Update Password” auswählen und im Anschluss die Schaltfläche “Send Email” klicken. Es wird dann eine E-Mail an den User gesendet über welche er sein Passwort selbständig festlegen kann.
Gruppe zuordnen
Über den Bereich “Groups” können Sie dem User ein spezifischen Gruppe zuordnen.
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In Ihrer Darstellung werden alle Standardgruppen angezeigt, welche für Ihren Account freigegeben sind. Diese können neben den oben gelisteten Standardgruppen auch weitere Gruppen enthalten, welche einen Bezug zu Ihren Workflows oder auch Demo-Workflows haben. Durch die Auswahl der Gruppen definieren Sie die Rechte des jeweiligen Users in Bezug auf seine Sichten und die verfügbaren Funktionen. Bitte beachten Sie dass ein neuer User immer mindestens einer Gruppe zugeordnet werden sollte.
Administrator (geeignet für Systemadministratoren): Der User hat Zugriff auf alle Systemfunktionen inklusive der gesamt Nutzer- und Gruppenverwaltung.
Employee (geeignet für interne Mitarbeiter): Der User hat vollen Zugriff auf die vom Administrator freigegebenen Funktion bei den Applikationen “Dateien” und “Transfer”. Hierzu gehören insbesondere der Upload von Dokumenten, der Transfer und die Freigabe an Externe.
Guest (geeignet für externe Partner und Kunden): Der User kann für ihn freigegebne Inhalte im Bereich “Dateien” sehen, Informationen in freigegebene Ordner einstellen und Transfers erhalten. Neben den freigegebenen Ordnern kann er keine Inhalte teilen. Datei-Transfers können nicht durchgeführt werden.
Recipients (geeignet für externe Partner und Kunden): Der User kann nicht auf das Portal oder den Datenraum zugreifen, er kann jedoch Datei-Transfers und Freigaben erhalten. Empfänger eines Transfers mit Privatsphärestufe 2 und 3 werden standardmäßig zu dieser Gruppe zugeordnet.
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Die Gruppenzugehörigkeit kann vom Administrator jederzeit geändert oder erweitert werden.
Gruppen anlegen
Über die Schaltfläche “Groups” im linken Menüband gelangen Sie in die Gruppenverwaltung.
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In der Gruppenverwaltung haben Sie die Möglichkeit alle aktuell verfügbaren Gruppen zu sehen, zu bearbeiten und neue Gruppen anzulegen. Bitte beachten Sie, dass die Einstellungen der Standardgruppen nicht geändert werden sollten. Für die Anlage von neuen Gruppen und die Vergabe der jeweiligen Rechte, wenden Sie sich bitte an support@logabit.com. Für die erstmalige Anlage neuer Gruppen, geben wir Ihnen eine gesonderte Einführung und entsprechende Unterlagen.
Benutzer- und Gruppenverwaltung für die Version bis 3.5.
Im Bereich der Benutzerverwaltung können Sie als Administrator neue Benutzer anlegen, den verfügbaren Speicher pro Benutzer festlegen, den genutzten Speicher pro Benutzer einsehen und die Benutzer verschiedenen Gruppen zuordnen.
Benutzer anlegen
Für die Anlage eines neuen Benutzerkontos öffnen Sie den Bereich “Benutzer” über das Menü in der rechten Ecke der oberen Taskleiste. Im Anschluss kann über die Schaltfläche + Neuer Benutzer ein neuer Benutzer angelegt werden. Geben Sie hierfür in die jeweiligen Felder Benutzername, Anzeigename, Passwort, E-Mail-Adresse, Gruppe und Speicherkontingent ein.
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