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Zur Verwendung der PIPEFORCE Funktionen stehen nach der erfolgreichen Installation und Aktivierung des Add-Ins drei neue Schaltflächen zur Verfügung: Send Secure, Attach Big File, Open Setting. Die Schaltflächen befinden sich in der linken oberen Ecke unter dem Menüpunkt “Nachricht”.
PIPEFORCE-Nachricht versenden
Um eine erste Nachricht (z.B. eine große Datei) mit dem PIPEFORCE Add-In zu versenden, fügen Sie zunächst beliebig viele und beliebig große Dateien an Ihre Nachricht an, indem Sie auf den Button “Attach Big File” klicken.
Geben Sie dann Empfänger-Adresse, Betreff und eine Nachricht ein und klicken Sie anschließend auf “Send Secure”.
Sie werden nun beim erstmaligen Versand nach den Zugangsdaten zu PIPEFORCE gefragt. Geben Sie im Login-Dialog ihre PIPEFORCE-Daten an. Diese sind:
Feld | Beschreibung |
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Benutzername | Derselbe Benutzername, mit dem Sie sich auch in der Web-Oberfläche anmelden. |
Passwort | Dasselbe Passwort, mit dem Sie sich auch in der Web-Oberfläche anmelden. |
Host | Das dieselbe Adresse der Web-Oberfläche, aber ohne https://. Wenn Ihre Web-Adresse also http://mein-name.pipefoce.net ist, dann verwenden Sie als Host einfach: |
Zugangsdaten merken | Wenn Sie hier ein Häkchen setzen, werden Sie zukünftig nicht mehr nach den Zugangsdaten gefragt. Sie können diese Einstellungen später in den Settings wieder ändern. |
Klicken Sie anschließend auf “Login”. Sie werden nun im System eingeloggt.
Nun werden Sie noch danach gefragt mit welcher Sicherheitsstufe (Privacy Level) Sie die Nachricht versenden möchten. Je nach verwendeter Lizenz stehen hier die Levels 1 bis 4 zur Verfügung. Wählen Sie für den Test zunächst Level 1. Das bedeutet, dass die Nachricht über einen verschlüsselten Link versendet wird. Nur wer den Link kennt, kann die Nachricht herunter laden. Ein Login ist nicht notwendig.
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Klicken Sie anschließend auf “OK”. Nun werden zunächst die Dateien verschlüsselt auf den PIPEFORCE-Server übertragen und anschließend die Nachricht mit dem Download-Link an den Empfänger versendet.
PIPEFORCE Settings
Um das Outlook Add-In zu verwenden, muss dieses zunächst müssen Sie dies mit Ihrem PIPEFORCE User -Account verknüpft werdenverknüpfen. Sollten Sie noch keinen User-Account besitzen, wenden Sie sich an Ihren Administrator. Alternativ haben Sie die Möglichkeit, sich über die Schaltfläche Registrierung auf der Login-Seite Ihrer Instanz selbständig einen Account zu erstellen. Die Verknüpfung des Outlook Add-In mit Ihrem persönlichen Account erfolgt über .
Sie können die Zugangsdaten beim Versand einer Nachricht eingeben oder in den Settings dauerhaft speichern.
Über die Schaltfläche Open Settings öffnen Sie die Einstellungen. Im Bereich Settings befindet sich eine Eingabemaske für die Erfassung Ihrer User-Account Informationen.
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Geben Sie hier Ihren Usernamen, Ihr Passwort und Ihren Host ([…].pipeforce.net/drive) ein und bestätigen Sie Ihre Eingabe mit “Save”.
Optionen im Bereich Settings
Neben der Verknüpfung mit Ihrem Account, gibt es im Bereich “Open Settings” die Möglichkeit zur Konfiguration des “Default Privacy Level” sowie der Definition einer “Maximum attachment size” und der Auswahl einer “Attachment list”.
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Wird die Checkbox für “Show attachment list” aktiviert, so wird beim Verfassen einer E-Mail standardmäßig im unteren Textbereich eine “PIPEFORCE-Attachments” Box angezeigt. In dieser Box sind alle Dateien aufgelistet, welche über die PIPEFORCE Funktion “Attach Big File” angehängt wurden und in Form eines Download-Links mit der Nachricht verschickt werden.
Große Dateien versenden
Attach Big File Funktion
Um eine oder mehrere große Dateien mit einer E-Mail aus Outlook zu versenden, steht die Schaltfläche Attach Big File zur Verfügung. Hiermit können große Dateien an eine E-Mail angehängt und mit dieser versendet werden. Durch einen Klick auf die Schaltfläche öffnet sich die Dateiauswahl, über welche eine oder mehrere Dateien ausgewählt werden können. Mit der Bestätigung der Auswahl erscheint im Eingabefeld der E-Mail eine “Attachment Link Box” in welcher alle angehängten Dateien gelistet werden. Darüber hinaus wird im unteren Bereich des E-Mail-Eingabefensters eine “PIPEFORCE - Attachment” Liste eingeblendet, in welcher der Namen und die Größe aller Dateien gelistet wird.
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Die “Attachment Link Box” zeigt alle an die E-Mail angehängten Links so wie diese auch für den Empfänger angezeigt werden. Wird die Box gelöscht, so kann sie über Rechtsklick im E-Mail Eingabebereich und die Auswahl von PIPEFORCE - Show Link Box wieder eingeblendet werden.
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Senden mit Privatsphärestufen
Send Secure Funktion
Beim Versand einer E-Mail kann über die Schaltfläche Send Secure eine Privatsphärestufe ausgewählt werden, mit welcher die E-Mail versendet werden soll.
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