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Einführung

PIPEFORCE bietet mit dem Outlook Add-In eine komfortable Integration in Ihre gewohnte Office-Umgebung für noch produktiveres Arbeiten. Sie können mit dieser Erweiterung auf einfache Weise sehr große Dateien oder Nachrichten verschlüsselt versenden, ohne Ihre Office-Arbeitsumgebung zu verlassen.

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Für die Installation des Outlook Add-Ins stehen zwei unterschiedliche Installationen zur Verfügung. Wählen Sie diejenige die für Sie passende aus und laden Sie diese herunter:

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Diese Variante ist in den meisten Fällen , die richtige Wahl. Der All-In-One Installer sorgt dafür, dass alle Abhängigkeiten automatisch installiert werden, die für den “Out-of-the-box-Einsatz” des Add-Ins notwendig sind. Wählen Sie diese Datei, wenn Sie das Add-In auf gewöhnliche Weise auf Ihrem Arbeitsplatz PC mit Windows-Betriebssystem installieren möchten.

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Die entsprechende MSI-Datei können Sie hier herunter ladenherunterladen:

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Nach dem Öffnen der Datei startet ein Installationsassistent, mit welchem das Add-In mit wenigen Klicks installiert werden kann.

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Nach der erfolgreichen Durchführung der Installation und dem Neustart von Outlook, können die zusätzlichen Funktionen für den sicheren Versand von großen Dateien in Outlook verwendet werden. Eine erfolgreiche Installation erkennen Sie an den neuen Schaltflächen (“Send Secure”, “Attach Big File” und “Open Settings”) unter dem Menüpunkt “Nachricht” im linken oberen Eck beim Verfassen einer neuen E-Mail.

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Sollten Sie die neuen Schaltfläche nicht sehen, vergewissern Sie sich über das Benutzermenü Datei - Optionen - Add-Ins, dass das “LOGABIT Pipeforce Outlook Add-In” bei den Aktiven aktiven Anwendungs-Add-Ins gelistet ist. Sollte das Add-In bei “Inaktive” oder “Deaktivierte Anwendungs-Add-Ins” gelistet sein, aktivieren Sie dieses für die Verwendung.

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Um das Outlook Add-In zu verwenden, muss dieses zunächst mit Ihrem PIPEFORCE User Account verknüpft werden. Sollten Sie noch keinen User-Account besitzen, wenden Sie sich an Ihren Administrator. Alternative Alternativ haben Sie die Möglichkeit, sich über die Schaltfläche Registrierung auf der Login Page -Seite Ihrer Instanz selbständig einen Account zu erstellen.

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Geben Sie hier Ihren Usernamen, Ihr Passwort und Ihren Host ([…].pipeforce.net/drive) ein und bestätigen Sie Ihre Eingabe mit “Save”.

Optionen im Bereich Settings

Neben der Verknüpfung mit Ihrem Account, gibt es im Bereich Settings “Open Settings” die Möglichkeit zur Konfiguration des “Default Privacy Level” sowie der Definition einer “Maximum attachment size” und der Auswahl einer “Attachment list”.

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Mit der “Maximum attachment size” wird definiert, bis zu welcher Dateigröße eine E-Mail mit einem Standard-Anhang versendet werden kann. Übersteigt die Größe einer angehängten Datei diesen Wert, wird der User automatisch gefragt, ob er die Datei über PIPEFORCE versenden möchte.

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Wird die Checkbox für “Show attachment list” aktiviert, so wird beim Verfassen einer E-Mail standardmäßig im unteren Textbereich eine “PIPEFORCE-Attachments” Box angezeigt. In dieser Box sind alle Dateien aufgelistet, welche über die PIPEFORCE Funktion “Attach Big File” angehängt wurden und in Form eines Download-Links mit der Nachricht verschickt werden.

Große Dateien

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versenden

Attach Big File Funktion

Um eine oder mehrere große Dateien mit einer E-Mail aus Outlook zu versenden, steht die Schaltfläche Attach Big File zur Verfügung. Hiermit können große Dateien an eine E-Mail angehängt und mit dieser versendet werden. Durch einen Klick auf die Schaltfläche öffnet sich die Dateiauswahl, über welche eine oder mehrere Dateien ausgewählt werden können. Mit der Bestätigung der Auswahl erscheint im Eingabefeld der E-Mail eine “Attachment Link Box” in welcher alle angehängten Dateien gelistet werden. Darüber hinaus wird im unteren Bereich des E-Mail-Eingabefensters eine “PIPEFORCE - Attachment” Liste eingeblendet, in welcher der Namen und die Größe aller Dateien gelistet wird.

Der Versand der Nachricht (inklusive Datei-Download-Links) kann über die PIPEFORCE Schaltfläche Send Secure oder über die Outlook Standard-Schaltfläche Senden erfolgen.

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“PIPEFORCE -

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Attachment” Liste

Die “PIPEFORCE-Attachments” Liste zeigt alle über einen Download-Link an die E-Mail angehängten Dateien mit Ihrem Namen, der jeweilige jeweiligen Dateigröße und die Gesamtgröße aller angehängten Dateien an. Darüber hinaus wird der Status der Dateien (Upload in %) angezeigt.

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Die “Attachment Link Box” zeigt alle an die E-Mail angehängten Links so wie diese auch für den Empfänger angezeigt werden. Wird die Box gelöscht, so kann sie über Rechtsklick im E-Mail Eingabebereich und die Auswahl von PIPEFORCE - Show Link Box wieder eingeblendet werden.

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Senden mit Privatsphärestufen

Send Secure Funktion

Beim Versand einer E-Mail kann über die Schaltfläche Send Secure eine Privatsphärestufe ausgewählt werden, mit welcher die E-Mail versendet werden soll.

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Durch einen Klick auf eine der Dateien in der Attachment Link Box und der Eingabe seiner E-Mail-Adresse, kann der Empfänger die Datei direkt und ohne eine weitere Authentifizierung downloaden.

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Durch einen Klick auf eine der Dateien und der Eingabe seiner E-Mail-Adresse, kann der Empfänger jedoch nicht direkt die Datei downloaden. Bevor er Zugriff auf die Datei erhält muss er sich mit seinem Benutzernamen und seinem Passwort bei PIPEFORCE anmelden. Erhält der Empfänger zum ersten Mal eine Zustellung mit der Privatsphärestufe 2 und hat keinen User-Account, so wird automatisch ein Account für Ihn angelegt, für welchen er sich einmalig authentifizieren muss.

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