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PIPEFORCE kann über jeden gängigen Web-Browser verwendet werden; öffnen . Öffnen Sie die URL Ihrer PIPEFORCE Instanz (https://[…].pipeforce.net/drive) und melden Sie sich mit Ihrem Benutzernamen oder E-Mail und Ihrem Password an. Es werden folgende Browser unterstützt:

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Die Standard-Applikationen der Web-Oberfläche sind die “Transfer”-App, die “Datei”-App und die “Aktivitäten”-App. Die “Transfer”-App wird nach einem erfolgreichen Login automatisch geöffnet und erlaubt den dokumentierten Versand von Dateien. Mit der “Datei”-App können Sie Dateien hinzufügen, löschen organisieren und teilen. Die “Aktivitäten”-App zeigt an, welche Aktivitäten im System von Ihnen selbst oder an von Ihnen freigegebenen Dateien und Ordnern, durchgeführt wurden.

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• App-Auswahl: Die App-Auswahl befindet sich in der oberen linken Ecke. Mit einem Klick auf eines der drei Symbole (Datei-Ordner, Blitz, Papierflugzeug) wird die jeweilige Applikation geöffnet.

• App-Informationen-Bereich: In der linken Seitenleiste sind Applikations-spezifische Filter und Aufgaben zu finden. Die “Transfer”-App zeigt in der linken Seitenleiste die Bereiche “Empfangen” und “Gesendet”. Die “Dateien”-App und die “Aktivitäten”-App zeigen diverse Filter, die das schnelle Finden von Dateien und Aktivitäten erleichtern.

• App-Bereich: In der Mitte der PIPEFORCE Web-Oberfläche ist die eigentliche Applikation zu sehen. Der Inhalt verändert sich entsprechend mit der Auswahl einer App.

• Navigationsleiste: Unmittelbar über dem App-Bereich befindet sich die Navigationsleiste, die in verschiedenen Applikationen ebenfalls unterschiedliche Funktionen und Inhalte zeigt.

• Zustellung-Button: Dieser Button befindet sich in der Navigationsleiste der “Transfer”-App und ermöglicht die Initiierung einer neuen Datei-Zustellung.

• New-Button: Dieser Button (gekennzeichnet durch ein “+”) befindet sich in der Navigationsleiste der “Dateien”-App und erlaubt das Hochladen sowie das Erstellen neuer Dateien und Ordnern.

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• Benutzer-Feld: In der oberen rechten Ecke lassen sich über das Benutzer-Feld alle im System registrierten Benutzer anzeigen, falls diese Funktion vom Administrator für die Benutzer freigegeben wurde.

• Benachrichtigungs-Feld: Links neben dem Benutzer-Feld wird ein Benachrichtigungsfeld für Systembenachrichtigungen angezeigt.

• Suchen-Feld: Links neben dem Benachrichtigungs-Feld befindet sich das Suchen-Feld. Hierüber lassen sich z.B. Dateien und Ordner findensuchen.

• Benutzer-Menü: Durch einen Klick auf den Kreis mit dem Anfangsbuchstaben Ihres Benutzernamens in der rechten oberen Ecke, öffnet sich ein Drop-Down Menü mit den Auswahlmöglichkeiten “Einstellungen” und “Abmelden”.

• Abmelden: Durch einen Klick auf den Bereich “Abmelden” werden Sie automatisch im System abgemeldet und gelangen zum Login-Bereich.

• Persönliche Einstellungen-Menü: Durch einen Klick auf den Bereich “Einstellungen” gelangen Sie zu Ihren persönlichen Einstellungen. Sie können hier folgende Funktionen und Einstellungen vorfinden:

  • Aktuell verbrauchten und insgesamt verfügbaren Speicherplatz einsehen

  • Password-Verwaltung

  • Name, E-Mail Adresse sowie Profilbild Einstellungen

  • Benachrichtigungen (per E-Mail und Stream) verwalten

  • PIPEFORCE Versions-Informationen

User-Einstellungen vornehmen

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Klicken Sie in der oberen rechten Ecke auf Ihren Benutzernamen. Das Benutzer-Menü öffnet sich.

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Benutzernamen. Das Benutzer-Menü öffnet sich.

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Wählen Sie im Dropdown Menü Einstellungen um zu Ihren persönlichen Einstellungen zu gelangen.

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• Aktuell verbrauchten und insgesamt verfügbaren Speicherplatz einsehen.

• Profilbild ändern.

• Voller Vollständiger Name erfassen. Dieser kann nach Belieben gesetzt werden und ist unabhängig von Ihrem Login-Namen.

• E-Mail Adresse .anpassen

• Password-Verwaltung.

• Aktivitäten und Benachrichtigungen verwalten.

• PIPEFORCE Versions-Informationen

Transfer-App

Ausführen einer neuen Zustellung

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Mit Betätigung der Schaltfläche Neue Zustellung öffnet sich ein neues Feld zur Eingabe der Zustell-DetailsZustelldetails. Innerhalb der Zustell-Details Zustelldetails gibt es drei Eingabebereiche:

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Im Eingabebereich Einstellungen kann in der StandardPIPEFORCE Basis-Variante zwischen zwei Privatsphärestufen (Privacy Level 1 und 2) gewählt werden.

• Bei Auswahl der Privatsphärestufe 1 erhält der Empfänger eine E-Mail mit dem eingegebenen Nachrichten-Text und einer Attachment Link Box, in welcher alle Anhänge mit Name, Format und Dateigröße gelistet sind. Durch einen Klick auf eine der Dateien in der Attachment Link Box kann der Empfänger die Datei direkt und ohne eine weitere Authentifizierung downloaden.

• Bei Auswahl der Privatsphärestufe 2 erhält der Empfänger eine E-Mail mit dem eingegebenen NAchrichtenNachrichten-Text und einer Attachment Link Box, in welcher alle Anhänge mit Name, Format und Dateigröße gelistet sind. Durch einen Klick auf eine der Dateien kann der Empfänger jedoch nicht direkt auf die Datei zugreifen und diese downloaden. Bevor er Zugriff auf die Datei erhält muss er sich mit seinem Benutzernamen und seinem Passwort bei PIPEFORCE anmelden. Erhält der Empfänger zum ersten Mal eine Zustellung mit der Privatsphärestufe 2 und hat keinen User-Account, so wird automatisch ein Account für Ihn angelegt, für welchen er sich einmalig authentifizieren muss.

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Jede Zustellung über die “Transfer”-App wird in PIPEFORCE revisionssicher dokumentiert. Nach erfolgtem Versand wird die Zustellung im Bereich “Gesendet” dargestelltgelistet. Durch Auswahl der jeweiligen Zustellung in der Liste können die nachfolgend genannten Zustell-Details Zustelldetails angezeigt werden:

• Betreff

• Nachrichtentext

• Dateien

• Empfänger

• Download-Bestätigung

• Privatsphärestufe der Zustellung

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Die linke Seitenleiste enthält mehrere Filter zum schnellen Sortieren und Verwalten Ihrer Dateien.

• Alle Dateien: Die Standardansicht; : Zeigt alle Dateien an, auf die zugegriffen werden kann.

• Neueste: Zeigt die zuletzt erstellten oder geänderten Dateien und Ordner.

• Favoriten: Zeigt Dateien oder Ordner, die mit dem gelben Stern markiert sind.

• Freigaben: Zeigt die mit Ihnen und von Ihnen geteilten Dateien und Ordner.

  • Mit Ihnen geteilt: Zeigt alle Dateien an, die von anderen Benutzern oder Gruppen mit Ihnen geteilt wurden.

  • Von Ihnen geteilt: Zeigt alle Dateien an, die Sie mit anderen Benutzern oder Gruppen teilen.

  • Geteilt über einen Link: Zeigt alle Dateien an, die von Ihnen öffentlich über einen Link geteilt werden.

  • Gelöschte Freigaben: Zeigt die von Ihnen gelöschte Freigaben.

• Tags: Öffnet einen Eingabebereich um die verfügbaren Dateien und Ordner nach Tags zu filtern.

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Mit einem Klick auf diese Schaltfläche, werden Inhalte als Favorit markiert. Um markierte Favoriten schnell zu finden, wird steht die “Favoriten” Filterfunktion in der linken Seitenleiste angeklicktzur Verfügung.

Details

Öffnet den Bereich über welchen Tags vergeben, Aktivitäten angezeigt, Kommentare erfasst, Inhalte geteilt und Versionen einer Datei wiederhergestellt werden können.

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Dateien und Ordner können mit Tags markiert werden. Um Tags zu setzen, wird zunächst die Detailansicht geöffnet. Nach einem Klick auf Tags öffnet sich ein Eingabefeld, auf dem in welchem ein oder mehrere Markierungen gesetzt werden können. Alle Tags sind nach der Eingabe systemweit verfügbar.

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In der Detailansicht können Kommentare zu beliebigen Dateien oder Ordnern hinzugefügt und gelesen werden. Die Kommentare sind für jeden sichtbar, der auch Zugriff auf die Datei oder den Ordner selbst hat.

Teilen

Es können Dateien oder Ordner mit einer Gruppe und anderen Benutzern und Gruppen geteilt werden. Darüber hinaus können Freigaben an E-Mail Adressen und öffentliche Freigaben über URLs erstellt werden (falls diese vom Administrator freigegeben sind). Um eine Freigabe aufzuheben genügt ein Klick auf die Schaltfläche Freigabe aufheben.

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• Kann bearbeiten: Erlaubt die Bearbeitung der Inhalte

• Kann weiterleiten: Erlaubt das Weiterleiten der Freigabe

• Kann erstellen: Erlaubt dem Empfänger innerhalb des freigegebenen Ordners Inhalte zu erstellen

• Kann ändern: Erlaubt das Ändern von bestehenden Inhalten

• Kann löschen: Erlaubt das Löschen von DateienInhalten

• Ein Ablaufdatum setzen: Beendet die Freigabe zu einem definierten Termin

• Notiz an Empfänger: Ermöglicht die Eingabe einer Notiz an den Empfänger

• Freigabe aufheben: Beendet die Freigabe an den User oder die Gruppe

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Bei der Freigabe einer Datei an eine Email-Adresse, gibt es fünf Freigabe-Optionen:

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Bei der Freigabe eines Ordners an eine Email-Adresse, gibt es sechs Freigabe-Optionen:

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Bei der Freigabe einer Datei über eine URL (Link), gibt es sechs Freigabe-Optionen:

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Bei der Freigabe eines Ordners über eine URL (Link), gibt es acht Freigabe-Optionen:

• Schreibgeschützt: Gibt lediglich Sichtrechte an den Empfänger frei

• Hochladen und Bearbeiten erlauben: Ermöglicht das Hochladen und die Bearbeitung bestehender Inhalte

• Dateien ablegen (nur Hochladen): Ermöglich nur das Hochladen von Inhalten.

• Download verbergen: Verbirgt die Download-Funktion beim Zugriff des Empfängers auf die Datei

• Passwortschutz: Ermöglicht die Eingabe eines Passwortes ohne welches der Empfänger nicht auf die Datei zugreifen kann.

• Ein Ablaufdatum setzen: Beendet die Freigabe zu einem definierten Termin

• Notiz an Empfänger: Ermöglicht die Eingabe einer Notiz an den Empfänger

• Freigabe aufheben: Beendet die Freigabe an den User oder die Gruppe

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Zeigt die bisherigen Bearbeitungsstände / Versionen einer Datei und ermöglicht die Wiederherstellung alter VersionsständeVersionen.

Aktivitäten App

Über die Aktivitäten App haben Sie die Möglichkeit alle Aktivitäten, in Verbindung mit Ihren Ordnern und Dateien, nachzuvollziehen. Hierbei werden standardmäßig Ihre eigenen Aktivitäten gelistet, sowie die Aktivitäten anderer User in den von Ihnen freigegebenen Ordnern und Dateien.

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Über den Bereich Aktivitäten in Ihren persönlichen Einstellungen, können die angezeigten Aktivitäten eingeschränkt werden. Aktivieren bzw. deaktivieren Sie hierfür einfach die jeweiligen Checkboxen in der Spalte “Stream”. Über die Checkboxen in der Spalte “E-Mail” kann definiert werden, für welche Aktivitäten im System eine Benachrichtigung an Ihre E-Mail Adresse gesendet werden soll. Des Weiteren haben Sie die Möglichkeit zu definieren in welchem Turnus die Benachrichtigungen an Sie versendet werden sollen.

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Administratoren Bereich

Als Administrator haben Sie die Möglichkeit, neben den persönlichen Einstellungen, weitere Einstellungen im System vorzunehmen. Diese beziehen sich auf die Benutzerverwaltung und auf zentrale Einstellungen im Bereich System-Verwaltung.

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Im Bereich der Benutzerverwaltung können Sie als Administrator neue Benutzer anlegen, den verfügbaren Speicher pro Benutzer festlegen, den genutzten Speicher pro Benutzer einsehen und die Benutzer verschiedenen Gruppen zuordnen.

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Für die Anlage eines neuen Benutzerkontos öffnen Sie den Bereich “Benutzer” über das Menü in der rechten Ecke in Ihrer der oberen Task-Leiste. Im Anschluss kann über die Schaltfläche + Neuer Benutzer eine neuer Benutzer angelegt werden. Geben Sie hierfür in die jeweiligen Felder Benutzername, Anzeigename, Passwort, E-Mail Adresse, Gruppe und Speicherkontingent ein.

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Nach Bestätigung der Eingabe ist der neue Benutzer im System erfasst und der neue Benutzer bekommt automatisch eine E-Mail Benachrichtigung mit den für den Login relevanten Informationen. Hiervon ausgenommen ist das Passwort für den Login. Dieses sollten Sie dem Benutzer über eine gesonderte Nachricht übermitteln.

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Internal (geeignet für interne Mitarbeiter): Der User hat vollen Zugriff auf die vom Administrator freigegebenen Funktion bei den Apps Applikationen Dateien, Transfer und Aktivitäten. Hierzu gehören insbesondere der Upload von Dokumenten, der Transfer und die Freigabe an Externe.

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Alle Einstellungen im Bereich System Verwaltung können vom Administrator über das PIPEFORCE Support-Team beauftragt werden. Wenden Sie sich hierzu an support@logabit.com und nennen Sie uns die gewünschte Systemkonfiguration.

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Nachfolgend erhalten Sie eine Übersicht der im System definierten Standardeinstellungen für das Teilen von Informationen. Alle Voreinstellungen können auf Ihren Wunsch entsprechend angepasst werden.

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Design

Sie können für Ihren PIPEFORCE Account ein eigenes Design wählen. Hierbei können Sie die folgenden Elemente individuell auf Ihre Bedürfnisse anpassen:

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Als Administrator können Sie auch definieren zu welcher Benutzergruppe ein neuer Benutzer nach seiner selbständigen Registrierung im System , (z.B. nach dem Erhalt eines Transfers mit Sicherheitsstufe 2, ) gehören soll. Standardmäßig werden alle neuen User der Gruppe Recipient zugeordnet.

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