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Um das Outlook Add-In zu verwenden, muss dieses zunächst mit Ihrem PIPEFORCE User Account verknüpft werden. Sollten Sie noch keinen User-Account besitzen, wenden Sie sich an Ihren Administrator oder erstellen Sie sich, über die Self Registration Funktion, einen Account auf Ihrer Instanz.

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Optionen im Bereich Settings

Neben der Verknüpfung mit Ihrem Account, gibt es im Bereich Settings die Möglichkeit zur Konfiguration des “Default Privacy Level” sowie der Definition einer “Maximum attachment size” und der Anzeige einer “Attachment list”.

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Bei Auswahl der Privatsphärestufe 1 oder 2 wird jede Datei, welche an die E-Mail angehängt wurde, durch einen Download-Link ersetzt. Dabei ist es nicht entscheidend, ob die jeweilige Datei über die Outlook Standard Funktion Datei anfügen oder über die PIPEFORCE Funktion Attach Big File angehängt wurde.

Beim Versand einer E-Mail mit Privatsphärestufe 1 erhält der Empfänger die jeweilige E-Mail mit dem eingegebenen Text und einer Attachment Link Box, in welcher alle Anhänge mit Name, Format und Dateigröße gelistet sind.

Durch einen Klick auf eine der Dateien in der Attachment Link Box und der Eingabe seiner E-Mail Adresse, kann der Empfänger die Datei direkt und ohne eine weitere Authentifizierung downloaden.

Privacy Level 2 - Additionally: Recipient needs to login

Beim Versand einer E-Mail mit Privatsphärestufe 2 erhält der Empfänger die jeweilige E-Mail mit dem eingegebenen Text und einer Attachment Link Box, in welcher alle Anhänge mit Name, Format und Dateigröße gelistet sind.

Durch einen Klick auf eine der Dateien und der Eingabe seiner E-Mail Adresse, kann der Empfänger nicht direkt die Datei downloaden. Bevor er Zugriff auf die Datei erhält muss er sich mit seinem Benutzernamen und seinem Passwort bei PIPEFORCE anmelden. Erhält der Empfänger zum ersten Mal eine Zustellung mit der Privatsphärestufe 2 und hat keinen User-Account, so wird automatisch ein Account für Ihn angelegt, für welchen er sich einmalig authentifizieren muss.